Az online számla-adatszolgáltatás lassan négy éves története jól mutatja, hogy a pénzügyi folyamatok automatizációjában rejlő potenciál hatalmas, ugyanakkor a nem megfelelően bevezetett digitalizáció okozta károk jelentősek lehetnek. A sikertörténetről szóló NAV fanfárok mellett kevés szó esik azokról a nehézségekről, amelyek évek óta komoly kihívás elé állítják az adómegfelelési csapatok egy részét.

Az EU viszonylatában is impozáns magyar áfarés legszembetűnőbb csökkenése a valós idejű számlaadatszolgáltatás 2018. évi bevezetéséhez köthető. Az elmúlt években már több mint 1 millió adózó került bekötésre a NAV Online Számla rendszerbe és az általuk kiállított, évi több száz millió számla a kiállításával egy időben már az adóhivatal kockázatelemző rendszerébe is bekerül. A személyes jelenlétet igénylő adóellenőrzések számának drasztikus csökkentése is az adóhatósági digitalizáció pozitív hatásának tudható be. Ha a NAV oldaláról szemléljük a változásokat, az online-számla kötelezettség egy igazi sikertörténet része: a növekvő hatékonyság és a csökkenő adminisztráció mellett eredményesebb működést értek el vele.

Adózói oldalról viszont már nem ilyen kedvező a kép. Kétségtelenül van egy kör, – leginkább a kisebb piaci szereplők – ahol a kötelező, elektronikus adatszolgáltatás bevezetése néhány kezdeti kellemetlenséget és tanulási kört leszámítva nem okozott tartós, negatív hatást a működésre. A Grant Thornton tapasztalata ugyanakkor, hogy jelentős azoknak a vállalatoknak a száma, ahol az új kötelezettségnek csak költség- és adminisztrációs növekedés mellett tudnak hosszú távon megfelelni. Azok a társaságok a leginkább érintettek, ahol saját, esetenként régi, vagy alapvetően nem a magyar jogszabályi környezetre fejlesztett vállalatirányítási rendszert használnak a számlák kiállítására is. A már alapból komplex rendszerek megfelelését a cégek csak további szoftverek bevezetésével tudták biztosítani, ezzel tovább növelve a komplexitást, vele együtt a hibák lehetőségét is.

Amíg a kiállított számlák esetleges problémáit a pénzügyi adminisztráció vagy a vevők azonnal észlelik és jelezhetik, addig az online-számla adatszolgáltatással kapcsolatos mulasztások felismerése és kezelése sok esetben annak az IT osztálynak a felelőssége lenne, amit az érdektelenség mellett a számlázási ismeretek hiánya is akadályoz. A NAV ugyanakkor jelentős erőforrásokat fordít a hibás vagy hiányzó adatszolgáltatások kiszűrésére és az érintett társaságok megkeresésére, jogkövetési vizsgálatok indítására, hiszen rendszereinek hatékony működéséhez alapvető feltétel a számlaadat-szolgáltatások pontossága.

A piac is felismerte az igényt és megjelentek már a probléma kezelésére szolgáló megoldások. A legnagyobb tanácsadó cégek, így a Grant Thornton is kifejlesztették a saját automatizált vagy félautomatizált online-számla audit megoldásaikat, amivel a számla-adatszolgáltatási hibák szoftveres szűréséhez és kezeléséhez tudnak támogatást biztosítani. A nemzetközi tanácsadó társaság az elmúlt hónapokban több olyan projektben is részt vett, amelyek célja elmaradt vagy hibás számla-adatszolgáltatások utólagos, tömeges pótlása, javítása volt. Tapasztalataik egyértelműen azt mutatják, hogy megfelelő technológiával hatékonyan felvehető a harc egy másik automatizált rendszer által elkövetett hibák kezelésére, de ugyanakkor a megoldás további terhekkel járhat a társaságoknak.

Érdemes lehet a meglévő folyamatokat és alkalmazott technológiákat teljesen újragondolni annak érdekében, hogy az adminisztráció mellett a költségeket is tartósan csökkenteni tudjuk. Ennek egyik módja, ha kimenő számlázás teljes egészében átköltöztetése kerül a NAV által biztosított digitális térbe. A meglévő jogszabályi keretek ugyanis 2021-től már lehetővé teszik, hogy a társaságok a számlakiállítási és a számla-adatszolgáltatási kötelezettségeknek egyetlen elektronikus dokumentummal tegyenek eleget. A NAV XML számla egyaránt megfelelő az adatszolgáltatáshoz, a digitális archiváláshoz, valamint a vevő áfa levonási jogalapjának megteremtéséhez. A NAV XML számlára való áttérést követően nem válik el többé egymástól a számla kiállítás és adatszolgáltatás folyamata, így csökken a technológia komplexitása, szükségtelenné válik a számlán szereplő és a jelentett adatok utólagos ellenőrzése, rekonsziliációja.

További információkért és a meglévő számlázási folyamatokhoz és eszközökhöz igazított egyedi megoldási javaslatokért forduljon a Grant Thornton Digital szakértőihez.