Mi az ellenőrzési adatexport?

Az ellenőrzési adatexport egy olyan kötelező funkció a számlázó programokban, amely lehetővé teszi, hogy a vállalkozás egy adóellenőrzés során strukturált formában átadja a számlázási adatait a Nemzeti Adó- és Vámhivatalnak (NAV). A szabályozás alapját a 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet adja, amely előírja, hogy minden számlázó programnak képesnek kell lennie az adatexport elkészítésére.

Ez a funkció kulcsszerepet játszik az adóellenőrzések gyors és hatékony lebonyolításában, mivel a NAV ellenőrei gépi úton, egységes formátumban kapják meg a szükséges adatokat.

Miért van szükség az adatexport funkcióra?

Az ellenőrzési adatexport célja, hogy az adóhatóság könnyen és átlátható módon hozzáférhessen a számlaadatokhoz, amikor ellenőrzést végez egy vállalkozásnál. A digitális adatexport megszünteti az adatok kézi átvitelének hibalehetőségeit, gyorsabb ellenőrzést tesz lehetővé, és segít feltárni az esetleges szabálytalanságokat.

A NAV elsősorban az alábbi esetekben kérheti az adatexportot:

• célzott vagy véletlenszerű ellenőrzés során,
• adóvizsgálatok (pl. áfaellenőrzés) alkalmával,
• vagy ha visszaélésgyanú merül fel.

Mit ír elő a jogszabály?

A 23/2014. NGM rendelet előírja, hogy:

• minden számlázó programnak kötelező rendelkeznie az „adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás” funkcióval,
• a funkció révén az adózó elektronikus adathordozón (pl. pendrive, e-mail, felhő) keresztül át tudja adni a számlák adatait a NAV-nak,
• az adatokat meghatározott szerkezetben kell előállítani, azaz XML fájlformátumban, melynek sémáját a rendelet melléklete tartalmazza.

Milyen formátumban történhet az adatexport?

Ma már kétféle XML séma használható:

• A rendeletben szereplő eredeti XML séma, amely a klasszikus adatexport szabványt követi.
• Az online számlaadat-szolgáltatáshoz használt számla XML séma, amely modernebb, részletesebb szerkezetet biztosít.

A vállalkozások eldönthetik, melyik formátumot alkalmazzák, azonban fontos, hogy az adatok hiánytalanul és egységesen jelenjenek meg, és minden kötelező számlaelemet tartalmazzanak.

Milyen adatokat kell tartalmaznia az exportnak?

Az ellenőrzési adatexport során minden olyan adatot meg kell jeleníteni, amely a számlán is kötelező:

• kibocsátó és vevő adatai,
• számla sorszáma, kelte, teljesítés időpontja,
• termék vagy szolgáltatás megnevezése,
• mennyiségi és értékadatok (nettó, áfa, bruttó),
• fizetési mód, határidő.

Az újabb adatszerkezet (online számlaadatszolgáltatásra alapozva) több részletet is tartalmazhat, mint amit az online beküldés során elvárnak. Például olyan vevőadatokat is megadhatunk benne, amelyeket az online számlaadatszolgáltatás során nem lehet – ilyen lehet a természetes személy neve és címe.

Mit jelent ez a gyakorlatban a vállalkozások számára?

Minden vállalkozás, amely saját számlázóprogramot használ, köteles meggyőződni arról, hogy szoftvere megfelel az NGM rendeletben előírt követelményeknek. Ellenőrzési helyzetben ugyanis az adatexport bekérése nem választható, hanem kötelező érvényű.

Ezért fontos:

• a szoftver naprakész frissítése,
• a funkció rendszeres tesztelése,
• a munkatársak felkészítése az export elkészítésére és átadására.

Milyen büntetés jár, ha nincs adatexport funkció?

Ha egy vállalkozás olyan számlázóprogramot használ, amely nem felel meg a rendeletnek, és nem képes adatexportot készíteni, akkor a NAV mulasztási bírságot szabhat ki. A bírság összege akár több százezer forint is lehet, különösen ha az adóhatóság szándékosságot vagy visszaélést feltételez.

Az ellenőrzési adatexport a digitális adóellenőrzés egyik kulcseleme Magyarországon. A funkció kötelező minden számlázóprogramban, és lehetővé teszi a NAV számára, hogy strukturált, géppel olvasható formában ellenőrizze a vállalkozások számlázási gyakorlatait. A rendelet szerinti vagy az online számlaadatszolgáltatáson alapuló séma egyaránt alkalmazható, azonban a legfontosabb, hogy az adatexport teljeskörű, pontos és naprakész legyen.

Hivatalos definíció

A 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet szerint minden számlázó programnak rendelkeznie kell „adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás” funkcióval, amely biztosítja, hogy az adózó az elektronikus adathordozón tárolt adatait a NAV részére strukturált formában át tudja adni ellenőrzés esetén.

Vissza a fogalomtárba