Was ist der Datenexport für Prüfzwecke?

Der sogenannte Datenexport für Steuerprüfungen ist eine verpflichtende Funktion in ungarischen Rechnungsprogrammen, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Rechnungsdaten bei einer Steuerprüfung in strukturierter Form an die ungarische Steuer- und Zollbehörde (NAV) zu übermitteln. Rechtsgrundlage ist die Verordnung Nr. 23/2014 (VI. 30.) des Wirtschaftsministeriums (NGM), welche vorschreibt, dass alle Rechnungsprogramme diese Exportfunktion unterstützen müssen.

Diese Funktion ist entscheidend für eine schnelle und effektive Durchführung von Steuerprüfungen, da die NAV die notwendigen Daten in einem einheitlichen, maschinenlesbaren Format erhält.

Warum ist die Exportfunktion notwendig?

Ziel des Datenexports ist es, der Steuerbehörde einen einfachen und transparenten Zugang zu Rechnungsdaten zu ermöglichen. Der digitale Export vermeidet Übertragungsfehler, beschleunigt die Prüfung und hilft bei der Aufdeckung möglicher Unregelmäßigkeiten.

NAV kann den Datenexport insbesondere in folgenden Fällen anfordern:

• bei gezielten oder stichprobenartigen Kontrollen,
• im Rahmen von Steuerprüfungen (z. B. Umsatzsteuerkontrollen),
• bei Verdacht auf Missbrauch oder Steuerhinterziehung.

Was schreibt die Verordnung vor?

Laut der Verordnung Nr. 23/2014 des Wirtschaftsministeriums:

• muss jedes Rechnungsprogramm über die Funktion „Datenbereitstellung für Steuerprüfungen“ verfügen,
• der Steuerpflichtige muss die Daten elektronisch (z. B. auf USB-Stick, per E-Mail oder über Cloud-Dienste) übermitteln können,
• die Daten müssen in einem festgelegten Format – XML – bereitgestellt werden, dessen Schema im Anhang der Verordnung beschrieben ist.

Welche Formate sind erlaubt?

Derzeit sind zwei XML-Formate zulässig:

• Das in der Verordnung festgelegte ursprüngliche XML-Schema („klassisches“ Exportformat),
• Das XML-Schema der Online-Rechnungsdatenübermittlung, das moderner ist und mehr Details erlaubt.

Unternehmen können selbst entscheiden, welches Format sie verwenden, aber es ist zwingend erforderlich, dass alle Pflichtangaben enthalten sind und die Struktur einheitlich ist.

Welche Daten müssen enthalten sein?

Der Export muss alle Pflichtangaben enthalten, die auch auf der Rechnung stehen müssen, unter anderem:

• Angaben zum Aussteller und Empfänger der Rechnung,
• Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Leistungsdatum,
• Beschreibung der Ware oder Dienstleistung,
• Mengen- und Wertangaben (Netto, MwSt, Brutto),
• Zahlungsart und Fälligkeit.

Das modernere XML-Format (basierend auf der Online-Datenmeldung) kann zusätzliche Informationen enthalten, etwa den Namen und die Anschrift von Privatpersonen, die bei der Online-Datenmeldung nicht verpflichtend sind.

Was bedeutet das für Unternehmen in der Praxis?

Jedes Unternehmen, das eine eigene Rechnungssoftware verwendet, muss sicherstellen, dass diese den Anforderungen der Verordnung entspricht. Bei einer Prüfung ist der Datenexport verpflichtend und keine Option.

Deshalb ist Folgendes wichtig:

• Regelmäßige Softwareaktualisierung,
• Testen der Exportfunktion,
• Schulung der Mitarbeiter zur ordnungsgemäßen Datenbereitstellung.

Welche Strafen drohen bei Verstößen?

Falls ein Unternehmen eine Software verwendet, die keinen regelkonformen Datenexport ermöglicht, kann die NAV ein Bußgeld verhängen. Dieses kann mehrere Hunderttausend Forint betragen – insbesondere bei Verdacht auf Vorsatz oder Missbrauch.

Zusammenfassung

Der Datenexport für Steuerprüfungen ist ein zentrales Element der digitalen Steuerkontrolle in Ungarn. Die Funktion ist für alle Rechnungsprogramme verpflichtend und ermöglicht der NAV, Rechnungsdaten strukturiert und maschinenlesbar zu prüfen. Sowohl das durch Verordnung geregelte XML-Schema als auch das Format der Online-Datenmeldung können verwendet werden – entscheidend ist die Vollständigkeit, Richtigkeit und Aktualität der übermittelten Daten.

Offizielle Definition

Gemäß Verordnung Nr. 23/2014 (VI. 30.) des Wirtschaftsministeriums muss jedes Rechnungsprogramm über eine Funktion zur „Datenbereitstellung für Steuerprüfungen“ verfügen, damit der Steuerpflichtige seine Rechnungsdaten auf elektronischem Datenträger in strukturierter Form an die NAV übermitteln kann.

Weiter zum Glossar