Tapasztalataink szerint még mindig rengeteg aggály, rossz beidegződés és téves feltevés kapcsolódik az elektronikus számlázáshoz a magyarországi adózók körében. Pedig nem csak a kapcsolódó jogszabályi környezet enyhült, de a magyar adóhatóság hozzáállása is sokkal támogatóbbá vált az elmúlt évek során. Cikksorozatunk első részében az elektronikus számlázás jogszabályi hátterét vizsgáljuk meg!

Mi a különbség a papíralapú és az e-számla között?

A magyar Áfatörvény értelmező rendelkezéseiben olvasható definíció szerint az elektronikus számla „mindössze” egy olyan számlát jelent, amelynek mind a kibocsátása mind pedig a befogadása elektronikusan történt meg. Fontos, hogy a kibocsátás, nem a számla előállítását, hanem az üzleti partnernek történő eljuttatást jelenti, így akár egy kézi számlatömbben megírt számla is lehet elektronikus számla, ha azt pl. lefotózva, egy e-mail csatolmányaként küldik meg a partner felé. Vagyis nem az előállítás alapján tehető különbség a papíralapú és az elektronikus számla között, hanem minden esetben az elküldés módja a döntő.

Az elektronikus számlázás esetében lényegében kettő időpillanatot kell vizsgálni: az elektronikus dokumentum elküldésének (kibocsátásának) és befogadásának pillanatát. Amennyiben a számla mindkettő esetben valamilyen elektronikus dokumentum (még a fájlformátumra vonatkozóan sincs konkrét előírás), akkor a felek között alkalmazott számlázási megoldás elektronikus számlázásnak minősül. Ebből következően tehát nem előírás, hogy az adózó által készített számla a kiállítás időpontjában bármilyen technikai, vagy technológiai követelménynek megfeleljen, az elektronikus számla ugyanis független az alkalmazott technológiától.

E-számlát kiállítani nem bonyolult

Gyakori tévhit ugyanis, hogy elektronikus számlát csak speciális, hosszadalmas előkészületeket igénylő módszerrel lehet elkészíteni, ill. kibocsátani. Ezzel szemben a gyakorlatban nincsen szükség semmilyen meghatározott technikára, így pl. az Áfatörvényben említett elektronikus aláírásra, vagy EDI-technikára ahhoz, hogy egy számla elektronikus számlának minősüljön. Ha a számlát elektronikus úton juttatták el a befogadóhoz, aki nem utasította vissza annak elektronikus úton történő befogadását, akkor elektronikus számláról beszélünk.

Az Áfatörvényben ugyanis csak példálódzó jelleggel kerül megemlítésre az elektronikus aláírás, ill. az EDI-technika (a „követelményeknek történő megfelelés úgy is biztosítható”). Ezeken kívül azonban számos kiforrott, bizonyítottan működő technológiai megoldás ismert (akár itthon, akár külföldön), melyekből az adózók szabadon választhatnak, sőt, nem tilos saját megoldást sem használni.

A hármas feltételrendszer az e-számlák esetén is teljesül

Ami azonban mégis az alkalmazott technológiát is érintő előírás, hogy az elektronikus számla esetében is ugyanaz a hármas feltételrendszer kell, hogy teljesüljön, mint a papíralapú számláknál: a számla kibocsátásának időpontjától a számla megőrzésére vonatkozó időszak végéig biztosítani kell

• a számla eredetének hitelességét,
• az adattartalom sértetlenségét és
• a számla (ember által történő) olvashatóságát.

Vagyis egy PDF-ként elküldött és befogadott számla ugyan jellegénél fogva elektronikus számlának minősül, de mégsem maradéktalanul tökéletes számlázási megoldás, mivel nem felel meg az egyéb jogszabályi követelményeknek: az olvashatóság ugyan megfelelő szoftver használatával teljesül, de az eredet hitelességét és az adattartalom sértetlenségét valahogy biztosítani szükséges.

A hármas feltételrendszer teljesülését mind a számla kibocsátójának, mind pedig a befogadójának teljesíteni kell (utóbbi éppen ezért dönthet úgy, hogy nem fogadja be az elektronikus számlát). A két fél által alkalmazott módszer azonban eltérhet egymástól, sőt, akár az is lehetséges, hogy ugyanazon adózó valamelyik üzleti partnere kapcsán más módszert alkalmaz, mint a többi ügyfele esetében (pl. mert az érintett partner egy nagy multinacionális cég, aki csak így volt hajlandó szerződni).

Összességében elmondható, hogy olyan eljárást érdemes alkalmazni, amely a leginkább megfelel az érintett adózó sajátosságainak. Így – egyebek mellett – figyelembe kell venni az adózó által folytatott üzleti tevékenységet; az adózó méretét és ezzel szoros összefüggésben az általa kibocsátott, ill. befogadott elektronikus számlák heti / havi / éves volumenét; az adózó üzleti partnereinek jellegét és számát, stb.

A hármas feltételrendszert a számla kiállítója például a NAV Online Számla rendszer felhasználásával is teljesítheti, amennyiben kihasználja a legújabb adatszolgáltatási séma által biztosított, mindenki számára elérhető, elektronikus ún. „hash” funkciót. Ezzel teljesen ki lehet váltani a hagyományos digitális aláírást, valamint az ahhoz kapcsolódó szolgáltatások és szolgáltatók jelenlétét a számlázásban. Az Online Számla rendszer által hitelesített számladokumentumok, valamint a hozzájuk tartozó hash-lenyomat állományok megbízható tárolása ezt követően pl. felhőben is megvalósítható.

Ugyan a fentebb ismertetett példában a teljesen elektronikus és a teljesen automatizált számlázás könnyedsége kizárólag EDI-rendszerrel érhető el, de ma már nem szükséges ehhez saját fejlesztésű EDI-rendszer üzembehelyezése: a piacon elérhetőek már azok a „light-EDI”-nek nevezhető szolgáltatások, amelyek a meglévő vállalatirányítási rendszerek megőrzése mellett teszik lehetővé a teljesen zárt és magas szinten automatizálható, adatalapú elektronikus számlázási csatornák kiépítését az üzleti partnerek között.

A felelősség minden esetben az adózóé

Szeretnénk hangsúlyozni azonban, hogy bármilyen megoldást is választ egy adózó, a felelősség minden esetben az övé. Természetesen lehetséges, hogy egy esetleges – a jogszabályi előírásoknak nem megfelelő számlakibocsátással, vagy archiválással kapcsolatos – bírságot majd átterhel az IT-partnerére, de a NAV őt és nem az IT-partnerét fogja megbüntetni, ill. adott esetben az adózó és nem az IT-partnere adózói minősítése fog megváltozni.

De még ennek figyelembevételével is kijelenthető, hogy ma már jóval több előnye van az elektronikus számlázásnak, mint hátránya:

• egyrészt a papír alapú számlázás költségei magasabbak, gondoljunk csak a nyomtatásra, a borítékolásra, a postázásra, ill. a papír alapú dokumentumok fizikai tárolására (arról nem is beszélve, hogy a postai küldemények néha elkallódnak, ráadásul a papír alapú számlázás nem is környezetbarát módszer);
• másrészt a hosszú távú digitális adatmegőrzés jelentősége egyre nagyobb hangsúlyt kap: a jelenlegi technológiai színvonalat figyelembe véve, – megfelelő tárolás mellett – az elektronikus számlák évtizedeken keresztül információvesztés nélkül megőrizhetők (ezzel szemben a papír alapú számlák esetében a papír elöregedhet, ill. könnyen sérülhet, továbbá bizonyos tintafajták idővel elhalványodhatnak és olvashatatlanná válhatnak), másodpercek alatt megtalálható egy keresett számla és évtizedes mennyiség tárolható akár egy ingzsebnyi méretű merevlemezen is;
• harmadrészt – az előzővel szoros összefüggésben – az elektronikusan beérkező számlákat (megfelelő IT háttérrel, melyet érdemes a fentebb már említett hármas feltételrendszernek történő megfeleléskor figyelembe venni) sokkal könnyebben és gyorsabban fel lehet dolgozni (könyvelni, archiválni) egy kapcsolódó automatizáció bevezetésével, ezáltal pedig nem csak a költségek csökkenthetők, de a hatékonyság is növekszik;
• végül, de nem utolsósorban – tapasztalataink szerint – az adóhatóság az adózók adóellenőrzései és jogkövetési vizsgálatai során szinte kizárólag elektronikus úton kéri be a számlákat (ami azt jelenti, hogy a papír alapúakat be kell szkennelni az adóhatóságnak történő elküldés előtt).

És ha figyelembe vesszük, hogy az Online Számla rendszer kötelezősége miatt minden, magyar adózó által kiállított számláról készül valamifajta elektronikus változat, akkor nem túlzás kijelenteni, hogy lényegében minden magyar adózónak lehetséges elektronikusan számláznia különösebb energia-, vagy időráfordítás nélkül.

Remélhetőleg néhány félreértést sikerült tisztáznunk ezen – még mindig gyanúval kezelt – témakör kapcsán. Cikksorozatunk folytatásában az elektronikus számlázás egyéb aspektusait, legelsőként az elektronikus számlák befogadásának gyakorlatát elemezzük ki.