Július 1-én lesz 4 éve, hogy elindult Magyarországon a valós idejű, számla–adatszolgáltatási kötelezettség. Az elmúlt években stabilan kialakultak már az új elváráshoz kapcsolódó gyakorlatok is. Az adóhivatal által generált digitális transzformáció gyakorlatilag minden társaság számlázási folyamatában nyomott hagyott.

Annak ellenére, hogy a NAV Online Számla rendszer egy egységes számla-adatszerkezeti séma és az infrastruktúra megteremtésével egy kiváló lehetőséget biztosít a társaságoknak a számlázási és a hozzá kapcsolódó pénzügyi folyamatok optimalizálásához, még mindig jól látható egy olyan adózói kör, ahol a számla- adatszolgáltatási kötelezettségnek való folyamatos megfelelés  kihívást jelent és ezáltal a korábbi évekhez képest egy megnövekedett és rendszeresen jelen lévő többlet terhet és költséget eredményez.

Kezdetben, az adatszolgáltatás indulásakor kizárólag csak egy új kötelezettségről beszélhettünk. Köszönhetően azonban annak, hogy az adóhivatal azóta folyamatosan bővítette a NAV Online Számla rendszer által biztosított kiegészítő szolgáltatások körét is, mára már további lehetőségeket is kínál a rendszer a cégek számra. Kezdetben csak a „kell” miatt törekedtek a cégek a pontos online számla-adatszolgáltatásokra, ma már a „megéri” is motiválhatja az erre való törekvésüket.

A következőkben a Grant Thornton Számvitel és adó automatizációval foglalkozó csapata által összegyűjtött, legfontosabb 5 érvet mutatjuk be a pontos online számla-adatszolgáltatás mellett:

1. A beküldött adatokat egyre több dologra használja az adóhatóság. Egyre több, más forrásból származó adattal veti össze azokat az információkat, amiket a számlázó rendszerekből kerül automatikusan továbbításra. A NAV kockázatelemző rendszere is egyre fejlettebb és szofisztikáltabb. Ha a számlázás során hiányos vagy hibás adatok kerülnek jelentésre, akkor azzal hibás kép kerül közvetítésre a bizonylatolási gyakorlatról és a társaság gazdasági tevékenységéről. Ezáltal a kockázatelemező rendszerek is hibás következtetéseket fognak levonni annak működéséről.

2. Nem csak a kiállítóról, de annak vevőiről is hibás képet adnak a kiállított számlákkal kapcsolatban pontatlan adatok. Ennek egyik kellemetlen következménye lehet, hogy a NAV is pontatlan ÁFA pozíciót vélelmez mindkét fél számára. Az ilyen eltérések feltárása és kezelése vevőink számára is többlet adminisztrációt eredményezhetnek, ráadásul az adóhivatali kockázatelemző rendszerek figyelmét is felkelthetik.

3. Egy év elején publikált NAV statisztika alapján a kiállított számlákról beküldött online számla adatokat ma már a cégek harmada letölti az adóhivatali rendszerből és felhasználják a számlabefogadási és könyvelési folyamataikban. Amikor a számlázó program nem jelent le egy számlát vagy pontatlan adatokat küld be arról az adóhivatalnak, akkor nem csak a szállítói, de a vevő oldalán is nehezíti az ezekre épülő az automatizációk hatékony működését.

4. A pontosan beküldött számlaadatok a belső hatékonyság növelését is szolgálhatják azzal, hogy azok nem csak adatszolgáltatáshoz, hanem pl. elektronikus számlázáshoz vagy a könyvelési és a kontrolling folyamatok automatizációjához is felhasználhatóak. 2021 januárja óta tovább egyszerűsödött annak a lehetősége, hogy magában a NAV Online Számla rendszerben, az adatszolgáltatásunk felhasználásával állítsunk ki elektronikus számlákat. Ez azt jelenti, hogy bizonyos feltételek mellett az adatszolgáltatás is lehet számla, ehhez azonban pontos és teljes körű adatszolgáltatásra van szükség. A megoldás legnagyobb előnye az lehet, hogy mivel ugyanazzal a dokumentummal teszünk eleget a számla kiállítási- és a számla-adatszolgáltatási kötelezettségünknek, megszűnik az a jelenlegi helyzet, amiből a legtöbb probléma ered, hogy a számláinknak két megjelenési formája is van: egy PDF és egy XML számlakép.

5. A számla-adatszolgáltatás egy háttérfolyamat, nincsen feltétlenül mindig szem előtt. Ha nem kerülnek kialakításra házon belül ehhez kapcsolódóan ellenőrzési pontok, amivel a pontos működését biztosítani lehet, akkor egy-egy hiba hosszabb ideig is rejtve maradhat és amikor felszínre kerül, a tömeges adatszolgáltatás-pótlás vagy a számlaadatok utólagos korrekciója az adóhivatali rendszerben már jelentősebb ráfordítást igényelhet. Egy stabilan és pontosan működő online számla-adatszolgáltatással elkerülhetőek ezek a váratlan többletfeladatok és hozzájuk kapcsolódó extra költségek.

Bármennyire is éber az adóhivatal a folyamatosan érkező online számlaadatok ellenőrzésében, de vannak hibák, amiket ők sem vehetnek észre időben, azért, mert nem rendelkeznek valós idejű információval a számlákhoz kapcsolódó ügylet minden részletéről. Ezért nem lehet arra építeni, hogy kizárólag a NAV figyelje az online számla-adatszolgáltatások és mindig időben jelezze, ha gond van.  A pontos adatszolgáltatások érdekében első sorban a társaságoknak kell lépéseket tenniük.