Miközben a nők által betöltött felsővezetői pozíciók aránya világszerte 19,4%-ról 33,5%-ra nőtt két évtized alatt, a fejlődés kiábrándítóan lassú – a tavalyi évhez képest mindössze 1,1%-os növekedést mutat.
20 éves a Grant Thornton Women in Business-jelentése
Út az egyenlőséghez: 20 éves a Women in Business-jelentés címmel adta ki a Grant Thornton nemzetközi üzleti- és adótanácsadó vállalat 2024-es riportját. Idén 20 éve, hogy rendszeresen elkészül a felmérés, amely világszerte nyomon követi a női felsővezetők számának alakulását a középvállalatoknál.
A riport adatai a Grant Thornton International Business Report (IBR) felméréséből származnak. Az 1992-ben indított IBR ma már 28 országban évente mintegy 10 000 vállalatvezető körében végez felmérést, és betekintést nyújt a vállalatok növekedési kilátásait világszerte befolyásoló gazdasági és kereskedelmi kérdésekbe.
Lassú növekedésről árulkodik az idei felmérés
Az idei jelentés adatai alapján a felsővezetői pozíciók 33,5%-át töltik be nők világszerte, ami 2023 óta mindössze 1,1 százalékpontos növekedést jelent. A középvállalatok 19%-ának van női vezérigazgatója vagy ügyvezető igazgatója, szemben a 2023-as 28%-kal, ami egy év alatt kimondottan jelentős csökkenés.
A meglepő jelenség hátterében nagyobb vállalatok vezérigazgatóinak válaszai alapján a közvélemény nyomása és az életvezetési akadályok álltak, mindmellett döntésüket még azzal is magyarázták, hogy úgy érezték, ezekben a szerepekben inkább a férfiakhoz hasonló viselkedést várnak el tőlük.
Amikor a Grant Thornton 20 évvel ezelőtt elkezdte a százalékos arány nyomon követését, a vezetői pozícióknak mindössze 19,4%-át töltötték be nők. A világjárvány óta a fejlődés felgyorsult, de még mindig lassú.
Ha a jelenlegi ütemben halad a nemek közti egyenlőség megvalósulása, 2053-ig várhatunk arra, hogy a nők és a férfiak azonos arányban töltsenek be vezetői pozíciókat a vállalatoknál.
Egyes területeken a kép sokkal pozitívabb
Vannak olyan részterületek is, ahol a fejlődés sokkal nagyobb lendülettel halad. A középvállalatok 46%-ának van női HR-igazgatója, 39%-ának van női pénzügyi vezetője, és 26%-ának női értékesítési igazgatója. Ez 10 év alatt mind a három területen 20-35%-os növekedést jelent.
A riport alapján egyértelmű kép rajzolódik ki. A felsővezetői körben betöltött pozíciók számának egyenlőbb nemek közötti felosztása érdekében a DEI-stratégia (Diversity, Equity, and Inclusion – Sokszínűség, Esélyegyenlőség és Elfogadás) bevezetése mellett jelentős lépéseket kellene tennie a vállalatoknak a rugalmas munkaszervezés irányába.
Visszarendeződő home office – Kinek jó ez?
Az elmúlt 12 hónapban a globális középvállalatok körében drámai visszarendeződés volt tapasztalható az irodai munkavégzés felé. 2022-ben még a vállalkozásoknak csak 36%-a dolgozott elsősorban irodai helyszínen, egy évvel később ez a szám már eléri a 47%-ot, s míg korábban a hibrid munkavégzés lehetőségét a vállalatok 53%-a kínálta fel munkavállalóinak, mára ez az arány is 45%-ra csökkent. A visszaesés hátterében a számok alapján egyértelműen a férfi vezérigazgatók állnak: azokon a munkahelyeken, ahol a munkavállalók elsősorban irodai székhelyűek, a nők aránya a felsővezetői pozíciókban a globális referenciaérték alá esik.
A rugalmas munkavégzési lehetőségek biztosítása jelentős hatással van a felsővezetésben dolgozó nők számára.
„Kijelenthetjük, hogy középvezetői szinten megvalósult nálunk a női-férfi vezetők 50-50%-os paritása, azonban felsővezetői szinten az arány már eltolódik a férfi vezetők javára, így az egyenlőség felé tett erőfeszítéseinkkel kapcsolatban van még tennivalónk.
A sokszínűség az ügyfelek és a munkavállalók szempontjából is fontos. Kiemelt stratégiai célunk a rugalmas, hibrid munkavégzés lehetőségének fenntartása, így tudjuk kompenzálni női munkavállalóink, vezetőink számára is a legkülönbözőbb élethelyzetekből fakadó esetleges munkaerőpiaci hátrányokat” – tudtuk meg Vajna Zsófiától, a Grant Thornton Magyarország HR-igazgatójától.
DEI-stratégia – a Sokféleség, méltányosság és befogadás alapköve
A DEI-stratégia célja az egyenlőtlenségek csökkentése és a befogadás kultúrájának megteremtése a munkahelyeken. Az egyenlő bánásmód és lehetőségek biztosítása minden alkalmazott számára nemcsak a munkahelyi kultúra javulását eredményezi, hanem növeli a kreativitást, az innovációt és az eredményességet is.
A DEI-stratégia hosszú távú elkötelezettséget tükröz az egyenlőség, a méltányosság és a különbözőség tiszteletben tartása terén.
A Grant Thornton felmérése alapján nem csak az kulcsfontosságú, hogy legyen egy középvállalatnak mérhető DEI-stratégiája, hanem emellett az is jelentős szerepet játszik a nemek közötti egyenlőség növelésében, hogy egyrészt a DEI-stratégia elváljon a jóval szélesebb körű ESG-stratégiától (Environmental, Social, Governance), másrészt pedig a stratégia vezetői között legalább egy nő szerepeljen.
Ha egy bármilyen nemű vezérigazgató egy női vezetővel együtt vezeti a DEI-t, akkor a vezetői pozíciók 38%-át nők töltik be.
ESG- és DEI-stratégia hiányában ez az arány 28%-ra csökken.
Az új fenntarthatósági törvény (2023. évi CVIII) alapján a legtöbb hazai nagyvállalatnak nemcsak fenntarthatósági jelentést, hanem fenntarthatósági stratégiát is kell készítenie. Egy jó fenntarthatósági stratégia szerves része a vállalat üzleti stratégiájának, az abban felállított célokat támogatja, a munkatársak számára ismert, az éves célkitűzések “sorvezetője”. Alább összefoglaltunk pár hasznos tippet fenntarthatósági stratégia készítéséhez.
Hogyan hajtsa végre sikeresen ESG-stratégiáját?
- Kérjen véleményt a belső és külső érintettektől. Konzultáljon az igazgatótanács tagjaival és a cégvezetőkkel a vállalkozás számára fontos ESG-kérdésekről, és beszéljen más érdekelt felekkel – alkalmazottakkal, intézményi befektetőkkel, ügyfelekkel, beszállítókkal, közösségi vezetőkkel – a számukra fontos kérdésekről.
- Értékelje a különböző ESG-problémák lényegességét. Az összegyűjtött információk segítségével azonosítsa azokat a kérdéseket, amelyek mind a vállalkozás, mind az érdekelt felek számára a legfontosabbak, valamint azokat, amelyek kevésbé fontosak bármelyik fél vagy mindkettő számára. Az ESG-stratégia egyes elemei ezután az értékelés alapján rangsorolhatók.
- Állítsa be az ESG-teljesítmény alapértékeit. Dokumentálja a jelenlegi teljesítményszinteket, irányelveket, gyakorlatokat és statisztikákat az ESG-tényezőkről, amelyekkel a stratégia részeként foglalkozni fog. Ez jó kiindulópontot jelent az ESG-re irányuló erőfeszítések előrehaladásának értékeléséhez a jövőbeni összehasonlításokhoz.
- Határozzon meg mérhető célokat az ESG-kezdeményezésekhez. Ez magában foglalja a célok és a teljesítménycélok meghatározását az ESG-stratégia egészére és annak különböző részeire vonatkozóan. E célok lehetnek a KPI-k fejlesztései, vagy a jelenlegi teljesítményszintek fenntartása, amelyek már megfelelnek a követelményeknek. Célok kitűzése során érdemes az ENSZ Fenntarthatósági Célkitűzéseivel való kapcsolódásokat meghatározni.
- Készítsen a célok alapján a szervezet bevonásával akciótervet. Ezután készítsen egy részletes megvalósítási tervet az ESG-programhoz a projekt ütemtervével, mérföldköveivel és felelősségi köreivel.
- Válassza ki a használni kívánt jelentési szabványokat és keretrendszereket. Számos ESG-jelentési lehetőség áll a vállalatok rendelkezésére, iparágfüggő, hogy mely keretrendszer használata javasolt. Azonban általánosan elmondható, hogy „újoncok” esetén a GRI Standards a legelterjedtebb, de Európán belül legtöbb esetben a nemrég elfogadott CSRD/ESRS-szabványt ajánljuk.
- ESG-adatok gyűjtése, elemzése és jelentések készítése. Az ESG-program működését követően folyamatokra van szükség a releváns KPI-k adatainak összegyűjtéséhez és elemzéséhez, majd az érdekelt felek számára készített jelentések elkészítéséhez. A teljes jelentéseket általában évente készítik és publikálják, de az igazgatóságot és a felső vezetést javasolt gyakrabban tájékoztatni különösen az első időszakban a belső elköteleződés növelése érdekében.
- Szükség szerint tekintse át és módosítsa a stratégiát. Az ESG-követelmények az üzleti igények, az érdekelt felek aggályai és a szabályozási megbízások alakulásával változhatnak. Az ESG-stratégiát rendszeresen újra kell értékelni, hogy megbizonyosodjon arról, hogy továbbra is hatékony-e, és azonosítani kell a szükséges frissítéseket – beleértve az optimalizálandó gyenge pontokat.
- Építsen be ESG-trendeket, legjobb gyakorlatoklat, ötleteket: pl. az üvegházhatást okozó gázok kibocsátásának csökkentése, felelősségteljesebb és fenntarthatóbb ellátási láncok létrehozása, az éghajlatváltozáshoz való alkalmazkodási intézkedések végrehajtása és a körkörös gazdaság modelljének elfogadása, termékek összetevőinek és anyagainak újrafelhasználása a kidobás vagy újrahasznosítás helyett.
Mint azt korábbi hírlevelünkben megírtuk, a MOL Hulladékgazdálkodási Zrt. (továbbiakban: MOHU) a kiterjesztett gyártói felelősségi díj (továbbiakban: EPR) adatszolgáltatások alapján két bizonylatot állít ki az EPR-díj fizetésére kötelezett vállalkozásoknak, egyet az MOHU-t illető EPR-díjrészéről, egyet pedig az önkormányzatnak járó EPR-díjrész kapcsán.
A 2023. III. negyedévi EPR- adatszolgáltatások vonatkozásában a MOHU még az önkormányzatot megillető EPR-díjrészről áfa nélküli számviteli bizonylatot küldött a belföldi adóalanyoknak, és csak a MOHU-t illető összegről állított ki olyan számlát, amelyben 27% áfa is felszámításra került.
Változik az önkormányzatokat megillető EPR-díj áfaszempontú megítélése
2023. IV. negyedévtől azonban a MOHU már mind az önkormányzatot megillető EPR-díjrészről, mind a MOHU-t illető EPR-díjrészről egy-egy 27%-os áfás számlát küld a belföldi adóalanyok részére.
A MOHU a számlázással kapcsolatos változásról az alábbiakat tette közzé honlapján 2024. február 21-én:
„A Nemzeti Adó- és Vámhivatal, valamint a Pénzügyminisztérium közös állásfoglalásában tájékoztatta a MOHU Zrt.-t arról, hogy a gyártók által a MOHU MOL Hulladékgazdálkodási Zrt.-nek fizetendő, de az önkormányzatokat megillető EPR díj az általános forgalmi adózás tekintetében szolgáltatásnyújtás ellenértékének minősül.
A NAV-PM közös állásfoglalásnak megfelelően a MOHU MOL Hulladékgazdálkodási Zrt. a belföldön székhellyel vagy EPR díjfizetési kötelezettséggel érintett telephellyel rendelkező gyártók részére az önkormányzatokat megillető EPR díjról 2024. 02. 01-től 27% ÁFA felszámításával állítja ki a számláit, míg a belföldön székhellyel vagy érintett telephellyel nem rendelkező gyártók – tekintettel arra, hogy esetükben a szolgáltatásnyújtás teljesítési helye az ÁFA tv. értelmében nem Magyarország – részére kiállított számláink ÁFA-t nem tartalmaznak.”
Bár a fentiek alapján ezentúl a teljes EPR-díj áfáját meg kell finanszírozniuk a belföldi gazdálkodóknak, azonban azok számára, akik áfalevonási joggal rendelkeznek, ez csupán likviditási szempontból lehet érdekes. A MOHU számlái alapján ugyanis a belföldi gazdálkodók áfabevallásukban főszabály szerint levonásba helyezhetik az előzetesen felszámított áfa összegét.
A MOHU fenti tájékoztatása azt is egyértelműsíti, hogy a külföldi székhelyű, de Magyarországon EPR-fizetésre kötelezett gazdálkodók részére a MOHU áfa felszámítása nélkül állítja majd ki számláit. A külföldi székhelyű vállalkozásoknak pedig a saját országaik előírásai szerint kell majd eljárniuk a hozzáadott érték adó (továbbiakban: HÉA) tekintetében. Az Európai Unióban székhellyel rendelkező vállalkozásoknak így a fordított adózás szabályai szerint maguknak kell majd felszámítaniuk a HÉÁ-t a nemzeti előírásaik szerint, illetve ennek megfelelően válhatnak jogosulttá levonásba helyezni az általuk megállapított HÉA összegét.
Az alapján, hogy a NAV-PM közös állásfoglalása ugyanazon jogszabályi előírásokon alapul, amelyek hatályban voltak 2023. III. negyedévében is, így elképzelhető, hogy az EPR-adóalanyok hamarosan helyesbítő számlákat kapnak majd a MOHU-tól.
***
Amennyiben az EPR- vagy termékdíj-előírásokkal kapcsolatban további kérdése lenne, esetleg bizonytalan abban, hogy az Ön cége miképpen érintett e két kötelezettséggel, adószakértőink készséggel állnak Ön és cége rendelkezésére!
Jelen hírlevelünk a megjelenése napján elérhető információk alapján és kizárólag általános tájékoztatási céllal íródott, így semmilyen tekintetben nem minősül személyre szabott adótanácsadásnak és nem is helyettesíti azt.
Ha mondani kellene egy jogszabályt, amelyet kifejezetten az információk védelmére alkottak meg az Európai Unióban, szinte kivétel nélkül mindenkinek a GDPR jutna először eszébe. Nem csoda, hiszen az Általános Adatvédelmi Rendelettel (a GDPR-ral) 2018. május 25-óta minden olyan cégnek meg kellett ismerkednie, ahol személyes adatokat kezelnek, például alkalmazottakról vagy magánszemély ügyfelekről vezetnek nyilvántartást.
A NIS2 (Network and Information Systems Directive, version 2) irányelvet valószínűleg ma még igen kevesen említik meg a cégvezetők közül, amikor információvédelemről esik szó, pedig 2024. október 18-tól már ezt az új információbiztonsági keretrendszert is működtetnie kell az érintett cégeknek.
A NIS2 az új GDPR?
A két jogszabály nagyon hasonló célokat fogalmaz meg, ezért lehet alapja az összehasonlításuknak. Ugyanakkor a NIS2 még úgy sem fogja a GDPR-t felváltani, hogy az új jogszabály jóval komplexebb elvárásokat fogalmaz meg az információs rendszerek és a bennük tárolt adatok védelmével kapcsolatban. Tehát a NIS2 nem az új GDPR. A két keretrendszer összehasonlítása viszont segítséget adhat az új kötelezettségek megértéséhez és támpontot adhat az arra való felkészüléshez is.
Fókuszban a biztonság
A GDPR elsősorban a személyes adatok és a magánélet védelmére összpontosít. Azért hozták létre, hogy szabályozza a személyes adatok feldolgozásának módját, és ezzel kötelezettségeket rójon minden személyes adatokat kezelő társaságra.
A NIS2 ezzel szemben a hálózati és információs rendszerek biztonságára és azok kiberbűnözéssel szembeni ellenállóképességének növelésére összpontosít. Egyszerre védi az azokban tárolt adatokat és az azokkal megvalósított funkciókat is. A NIS2 a kiberbiztonsági minimumkövetelmények rögzítésén túl összehangolja a tagállamok kiberfenyegetések elleni küzdelemét is azáltal, hogy szabályozza a kiberbiztonsági incidensek jelentésének kötelezettségét és módját is. Tehát minden szempontból több és komplexebb.
Nem annyira várt péntek
Érdekes párhuzam (és semmivel sem több annál), hogy mind a GDPR, mind a NIS2 hatályba lépését is egyformán pénteki napra időzítették. Első ránézésre mindkét rendeletben jelentős időt igyekeztek addig beépíteni a felkészülés biztosítására, de a NIS2-irányelv átültetését szolgáló „Kiberbiztonsági és kibertanúsítási törvény” eddig megjelent elemeinek komplexitását nézve ez egyáltalán nem tűnik olyan bőkezűnek.
A NIS2 követelmények megismerése és adaptálása az érintett cégek számára várhatóan lényegesen több személyi és anyagi ráfordítást fog igényelni, mint azt a GDPR esetében tapasztalhatták. A visszaszámlálás 2024 január 1-jén már elindult, és egy kicsivel több mint 10 hónap áll az érintettek rendelkezésére, hogy felismerjék, vonatkozik-e rájuk az új jogszabály, ha vonatkozik, akkor pedig elvégezzék a szükséges regisztrációt a szabályozó hatóságnál (SZTFH), és felkészüljenek a 2025-ben esedékes első NIS2 hatósági auditukra.
Átfogó ellenőrzés és kötelező auditok a kiberbiztonságért
A NIS2-irányelvet átültető, a kiberbiztonsági tanúsításról szóló 2023. évi XXIII. törvény kötelező auditot ír elő minden érintett társaság számára, amit ráadásul kétévente meg kell ismételni. Ez egy lényeges különbség a GDPR-megfelelés ellenőrzésének gyakorlatához képest. Abban mindkét keretrendszer azonos, hogy egyformán tartalmazza az elszámoltathatóság alapelvét és azt hogy az érintetteknek a megfelelés mellett képesnek kell lenniük annak igazolására is, de amíg arra viszonylag kicsi az esély, hogy kétévente célzott GDPR-ellenőrzésekre kerüljön sor valakinél, addig a NIS2-megfelelést biztosan vizsgálni fogják kétévente az érintett társaságoknál.
A GDPR esetében lehetőség van kisebb erőfeszítéssel is megúszni a dolgot: ha papíron igazolható a megfelelés, az sokszor elegendő lehet a végső sikerhez is. A kötelező és rendszeres hatósági auditok, valamint az azok részét képező gyakorlati tesztek miatt ez a lehetőség nem áll nyitva a NIS2 esetében.
NIS2 vs. GDPR: szűkített célcsoport
A GDPR egy átfogó hatályú, minden olyan szervezetre vonatkozó rendelet, amely EU-lakosok személyes adatait kezeli, függetlenül annak méretétől, árbevételétől és más jellemzőjétől.
A NIS2-irányelv ezzel szemben a kockázatosnak ítélt ágazatokban (energetika, gyártás, közlekedés, egészségügy stb.) működő társaságokra vonatkozik, és néhány kivételtől eltekintve teljesen kizárja a KKV-szektor szereplőit. Ez az előzetes számítások szerint közvetlenül 3-4000 gyártó, szolgáltató és kutatási tevékenységet végző céget érint Magyarországon. A beszállítói láncolatokat is figyelembe véve viszont ennél jóval magasabb, 10 ezer körül lehet azon társaságok száma, amelyek üzleti működésére akár közvetve is, de hatással lesz a NIS2.
Az érintettség feltárására szolgáló önvizsgálat néhány lépésben elvégezhető. Amennyiben ehhez támogatásra lenne szükséges, forduljon bizalommal szakértőinkhez.
IBF: az elkerülhetetlen szerepkör
A GDPR és a NIS2 is új szerepköröket hívott életre a szervezetekben az adat- és információvédelemi elvárásoknak való megfelelés koordinálására. A legtöbb cég számára opcionális a GDPR adatvédelmi tisztviselőjének kijelölése, mert ilyen személyt csak jelentős mennyiségű vagy jelentős hatású személyes adatkezelés esetén kötelező kiállítaniuk.
Ezzel szemben a NIS2 információbiztonsági felelősét (IBF) minden esetben ki kell nevezni és kötelezően regisztrálni is kell a NIS2 felügyeleti hatóságnál (SZTFH). Tekintettel a rendszeres hatósági auditokra, illetve a jövőben kötelezően jelentendő kiberbiztonsági incidensekre, a feladatkör valódi és komoly felelősséggel, illetve tartalommal is kerül feltöltésre, nem csak papíron jön létre.
A jogszabály lehetővé teszi az információbiztonsági felelős szerepkör kiszervezését, ami sokat segíthet azoknak, akik jelenleg nem rendelkeznek házon belül a szükséges kompetenciákkal vagy erőforrásokkal. Erre ugyanis sok esetben vagy nem alkalmas az információs rendszerek működtetéséért felelős IT-menedzser vagy IT-rendszergazda, vagy időben nem tudja azt a meglévő feladatai mellett ellátni.
Jelentős szankciók árnyékában
A GDPR rendelkezéseinek megsértése jelentős büntetést vonhat maga után, amely akár 20 millió eurót vagy az éves globális forgalom 4%-át is elérheti, attól függően, hogy melyik a magasabb. A NIS2 esetében a bírság planfonja az éves forgalom 2%-át de legfeljebb 10 millió euro, ugyanakkor a szankciókat nem csak a társaságra, hanem annak vezető tisztségviselőjére is kiterjesztették azzal, hogy végső esetben kezdeményezhető annak ideiglenes eltiltása is.
Míg a GDPR-megfelelés hatósági ellenőrzése esetleges, arra egy cég életében nem is feltétlenül kerül sor, addig a NIS2-előírások teljesítését kétévente fogja a vizsgálni a szabályozó hatóság. Így az ehhez kapcsolódó bírság kockázata folyamatosan kíséri majd az érintett társaságokat.
Konklúzió
A GDPR és a NIS2 is segítenek a mai digitális környezetben felmerülő sokrétű kihívások kezelésében, elveik és rendelkezéseik pedig a szabályozási kötelezettségeken túlmutatóan elősegítik a felelősségvállalást, a biztonság, az átláthatóság és fenntarthatóság kultúráját a digitális területeken. A szellemiségük, céljaik és a szervezetekben betöltött szerepük miatt ugyan hasonlóságokat is mutatnak egymással, de a NIS2-megfelelés nem váltja ki a GDPR-megfelelést, illetve nem lehet GDPR-ra való felkészülés tapasztalataira építve megtervezni egy társaság a NIS2 felkészülését.
Amennyiben az adóalany befogad egy elektronikus számlát, akkor azt elektronikusan is köteles megőrizni és értelemszerűen az elektronikus számla kibocsátóját is megőrzési kötelezettség terheli. A megőrzés, avagy archiválás még a „hagyományos”, papír alapú számlák esetében is számos kérdést felvethet, az elektronikus számlákra pedig ez hatványozottabban igaz. Jelen cikkünkben az elektronikus számlák megőrzésének legfontosabb szabályait járjuk körbe!
E-számla megőrzése csak elektronikus formában lehetséges
A magyar Áfatörvény előírása alapján elektronikus okirat kizárólag elektronikus formában őrizhető meg. E kötelezettség teljesítését nem befolyásolja az elektronikus okirat formátumának a megváltoztatása (például PDF-ről XML-re), feltéve, hogy a cikksorozat korábbi részeiben már sokszor említett hármas feltételrendszer két ide kapcsolódó eleme, az eredet hitelessége, az adattartalom sértetlensége a megőrzés teljes időtartamára nézve továbbra is biztosított.
A megőrzési kötelezettség egyaránt terheli a számla kibocsátóját és befogadóját (legyen szó mind papír alapú, mind pedig elektronikus számláról), a két féllel szembeni elvárások pedig lényegében azonosak.
A bejövő / kimenő számlákat (mint a könyvviteli elszámolást közvetlenül alátámasztó számviteli bizonylatot) legalább 8 évig, olvasható formában, visszakereshető módon kell tárolni. A megőrzést egy adóhatósághoz bejelentett helyen kell teljesíteni, ahonnan erre irányuló (adó)hatósági kérés esetén a kért számlát 3 munkanapon belül be kell tudni mutatni. Míg egy papír alapú számla akár elektronikusan is megőrizhető (erre jelen cikk végén még visszatérünk), ez fordítva már nem igaz: az elektronikus számla papír alapon (pl. kinyomtatva) nem, hanem kizárólag elektronikusan tárolható.
Hangsúlyozandó, hogy jelen témánk szempontjából az archiválás nem azonos a mentéssel. Az archiválás alatt olyan hosszú távú megőrzés értendő, amelynek segítségével a megőrzött anyag (az e-számla) szükség esetén belátható időn belül előkereshető, az alkalmazott megoldás pedig védi az adatokat az utólagos módosítástól, illetőleg az adattárolót a megrongálódástól.
Az e-dokumentum megőrzését rendelet szabályozza
A jelenlegi témánkra vonatkozó, digitális archiválásról szóló, 2018-as rendelet (a továbbiakban: „archiválási rendelet”) előírásai szerint a megőrzésre kötelezett (azaz az elektronikus számla kibocsátója, ill. befogadója) a megőrzési kötelezettség lejártáig (vagyis legalább 8 évig) folyamatosan köteles biztosítani, hogy az elektronikus dokumentum megőrzése olyan módon történjen, amely védi az elektronikus dokumentumot
- a törlés,
- a megsemmisítés,
- a véletlen megsemmisülés,
- az utólagos módosítás és sérülés, valamint
- a jogosulatlan hozzáférés ellen.
Ugyancsak az archiválási rendelet írja elő, hogy a megőrzésre kötelezett köteles azt is biztosítani, hogy az általa megőrzött elektronikus dokumentum értelmezhetősége, és olvashatósága a megőrzési kötelezettség időtartama alatt végig megmaradjon.
Az archiválási rendelet – kifejezetten csak példálózó jelleggel – nevesít ugyan néhány lehetséges módszert, de nincs akadálya annak, hogy egy adózó saját, az archiválási rendeletben említett feltételeknek eleget tevő megoldást alkalmazzon.
Az adóhatóság álláspontja szerint a megőrzés technikájának olyannak kell lennie, mely biztosítja az adattartalom változtathatatlanságát és hosszú távú megőrzését így adott esetben akár az egyszer írható optikai adathordozó (vagyis a CD és / vagy DVD) is megfelelő lehet, de akár a felhő alapú megoldások is. Ami pedig az archiválás gyakoriságát illeti, ez minden adózó saját döntése: az érintett társaság számlázási volumenétől függően lehet napi, havi, negyedéves vagy akár éves is.
Az archiválásra a következő megoldási lehetőségeket sorolja fel példaként az archiválási rendelet:
- fokozott biztonságú e-aláírás;
- ennek hiányában zárt rendszer;
- EDI-rendszer; és
- hash kód.
A fokozott biztonságú e-aláírás definícióját egy EU rendelet (az ún. „eIDAS rendelet”) tartalmazza, az archiválási rendelet pedig úgy rendelkezik, hogy az ilyen aláírással ellátott dokumentum archiválásával a megőrzésre egyébként kötelezett személy ún. bizalmi szolgáltatót is megbízhat.
A bizalmi szolgáltatók előnye az archiválás során
Jelen pillanatban csupán néhány cég minősül bizalmi szolgáltatónak Magyarországon, erről a Nemzeti Média- és Hírközlési Hatóság vezet nyilvánosan elérhető listát.
Az ilyen szolgáltató igénybevételének előnye, hogy törvényi előírás, hogy amennyiben az archiválást minősített bizalmi szolgáltató végzi, akkor ellenkező bizonyításig vélelmezni kell, hogy az elektronikus dokumentumon (így nem csak e-számlán) elhelyezett elektronikus aláírás, bélyegző vagy időbélyegző és az azokhoz kapcsolódó tanúsítvány az elhelyezésük időpontjában érvényes volt.
Ebből is következően az archiválási rendelet kimondja, hogy amennyiben viszont nem bizalmi szolgáltató útján történik a megőrzés, akkor a megőrzést biztosító szolgáltató az utólagos módosítás és sérülés elleni védelem érdekében köteles az e-aláírás érvényességét ellenőrizni, és a megőrzési kötelezettség időtartama alatt köteles gondoskodni az elektronikus aláírás érvényességének fenntartásáról (ez a legegyszerűbben pedig időbélyeggel biztosítható).
A gazdálkodó felelőssége az archiválás szabályainak betartása
A nem megfelelő archiválás nem az adott szolgáltató, hanem a gazdálkodó (adójogi) felelőssége, így érdemes részletesen megtárgyalni a felek között megkötendő szerződésben a megőrzés kereteit és részletkérdéseit.
Az archiválási rendelet alapján az elektronikus dokumentum megőrzésére olyan zárt rendszer is használható, amely a dokumentum keletkezésének vagy a megőrzésre kötelezetthez történő megérkezésének időpontjától biztosítja a fentebb már részletezett követelmények teljesítését. Az adattartalom sértetlensége – mint feltétel – teljesíthető az eredeti dokumentum formátumának, struktúrájának megváltoztatása esetén is.
Az EDI-rendszerről korábbi cikkünkben röviden már értekeztünk (igaz, más aspektusból). A hash kód kapcsán pedig azt emelnénk ki, hogy ez az archiválás során úgy játszhat szerepet, hogy minden számlázóprogram képes arra, hogy ilyen, ún. hash kódot képezzen az e-számlára és ezt a kódot a vevőnek, ill. a kötelező, valós idejű online számlaadat-szolgáltatás keretében a NAV-nak is megküldje. Az adóhatósági ellenőrzés során ez a hash kód bizonyítja, hogy a bemutatott e-számla azonos azzal, mint ami korábban kiállításra került.
Végezetül a papíralapú számlák elektronikus megőrzésére szeretnénk röviden kitérni, melynek szabályait az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló Kormányrendelet tartalmazza.
A papíralapú számláról elektronikus másolatot készítő rendszernek tartalmi egyezőséget kell biztosítania: a létrejött elektronikus dokumentum tartalmának meg kell egyeznie az eredeti papír alapú dokumentum tartalmával. Ezen túlmenően szükséges egy hitelesítő záradék feltüntetése is („Az eredeti papíralapú dokumentummal egyező.”).
Az elektronikus másolaton minősített vagy minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus bélyegzőt vagy minősített vagy minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus aláírást kell elhelyezni. Továbbá a másolatot készítő adózónak rendelkeznie kell vagy a másolatot készítő rendszer gyártója / forgalmazója által kiállított, a kapcsolódó jogszabályi feltételek megfelelésére vonatkozó igazolással, vagy pedig a másolatkészítő rendszer olyan részletességű dokumentációjával, amelyből a rendszerrel szemben a jogszabályban megállapított követelmények teljesülése megállapítható.
Ahogy korábban említettük, könyvelési, vagy adminisztratív feladatok ellátásához az e-számla kinyomtatott „másolata” is használható, az e-számla kizárólag papír alapon történő megőrzése azonban nem szabályos, az így eljáró adóalany mulasztási bírsággal sújtható.
Ahogy a fentiekből látható, az elektronikus számlák archiválása igényel ugyan némi előkészületet, de semmiképpen sem átugorhatatlan akadály egyetlen adózó számára sem. A megfelelően tárolt e-számlák pedig nagyban meg is könnyítik az érintett vállalat adminisztratív feladatait, arról nem is beszélve, hogy fizikailag is kevesebb helyet foglalnak egy-egy irodában.
Fontos változást jelent a transzferárazás kapcsán a napokban megjelent 2329-es jelű társasági adóbevallás nyomtatvány transzferár-adatszolgáltatást érintő lapjainak (ATP-lapok) adattartam-változása.
Összevont ügylet jelölése
2022. december 31-től nem vonható össze a beszerzés a beszerzett anyagokból gyártott termékek értékesítésével, továbbá a ráfordításokat érintő ügylet az elsősorban bevételeket érintő ügylettel. Ezért a 2023. évi társaságiadó-bevallásukban az adózóknak szükséges megadni, hogy a vizsgált ügyletnél történt-e összevonás, az összevonás pedig azonos ügyletekre vagy eltérő típusú, de szorosan összefüggő ügyletekre vonatkozik-e.
Tesztelt fél jelölése
Új elemként jelenik meg, hogy a bevallásban az adózónak jelölnie kell, hogy a tranzakció vonatkozásában kit tekint tesztelt félnek.
Költségátterhelések
A 32/2017. NGM-rendelet 1.§ (2) c) pontja alapján mentesülő független féltől igénybe vett szolgáltatás, termékértékesítés ellenértékének kapcsolt vállalkozás(ok) részére változatlan értékben történő átterhelésére vonatkozó ügyleteket a 2023. üzleti évre vonatkozóan már korlátozott mértékű adatszolgáltatási kötelezettség terheli.
A 2329-es nyomtatvány kitöltési útmutatója a 2429EUD jelű nyomtatványra történő hivatkozás miatt várhatóan pontosításra kerül majd.
Bejegyzésünk célja, hogy felhívjuk a figyelmet arra, hogy ezzel a kérdéskörrel egész más szempontrendszer szerint kell a jövőben foglalkozni, és félő, hogy sok esetben a rendelkezésre álló idő nem lesz elegendő, ha eddig például az ellentétes irányú ügyleteket is összevonták.
Javasoljuk, hogy tekintsék át jelenlegi transzferárazási folyamataikat, és amennyiben szakértőket kívánnak bevonni, keressenek bennünket bizalommal.