Mi az eSzámla?

Az eSzámla olyan számla, amely elektronikus formában kerül kiállításra és befogadásra. Ez azt jelenti, hogy sem nyomtatásra, sem papíralapú postázásra nincs szükség – a teljes folyamat digitálisan zajlik, a számlázóprogram és a számlabefogadó rendszer között. A magyar jogszabályok szerint az eSzámlának meg kell felelnie három alapvető követelménynek:

• eredetiség (a kibocsátó hiteles azonosítása),
• sértetlenség (az adattartalom változatlansága),
• hozzáférhetőség (az archiválás időtartama alatt bármikor visszakereshető).

Az eSzámla tehát nem pusztán egy „PDF-ben elküldött számla”, hanem egy olyan jogilag szabályozott digitális bizonylat, amelynek létrehozása, továbbítása és tárolása is megfelel a vonatkozó előírásoknak.

Milyen előnyei vannak az eSzámlának?

Az elektronikus számlázás számos előnyt kínál a papíralapú megoldásokkal szemben:

Gyorsabb ügyintézés: az eSzámla azonnal eljut a címzetthez, akár automatizált rendszerbe integrálva.

Költségcsökkentés: nincs nyomtatás, postázás, borítékolás.

Környezetkímélő megoldás: papírmentes adminisztráció.

Egyszerűbb archiválás: digitálisan tárolható, visszakereshető formában.

Nagyobb biztonság: a hitelesítési és archiválási szabályok miatt kevésbé hamisítható.

Mikor tekinthető egy számla eSzámlának?

A számla akkor tekinthető eSzámlának, ha:

• elektronikus formában állítják ki (pl. PDF, XML, más digitális formátum),
• elektronikus úton jut el a számlabefogadóhoz,
• a számlabefogadó kifejezetten vagy ráutaló magatartással hozzájárul annak elfogadásához.

Ez utóbbi fontos feltétel: az eSzámla kizárólag akkor alkalmazható, ha a partner ezt elfogadja – például előzetes írásbeli hozzájárulással, vagy ha egyértelműen befogadja a digitálisan megkapott számlát.

Milyen követelményeknek kell megfelelnie az eSzámlának?

A magyar és uniós szabályozás értelmében az eSzámlának az alábbi technikai és jogi feltételeknek kell megfelelnie:

Eredetiség: biztosítani kell, hogy a számlát valóban a számlakibocsátó állította ki (pl. elektronikus aláírás vagy NAV eSzámla esetén a hatósági infrastruktúra).

Sértetlenség: az eSzámla tartalma nem módosulhat a kiállítást követően.

Hozzáférhetőség: a számlát a megőrzési idő végéig (általában 8 év) digitálisan elérhető módon kell tárolni.

Az archiválást a digitális archiválási rendelet szabályozza, amely meghatározza a fájlformátumokat, tárolási helyeket és visszakereshetőségi előírásokat is.

Mi az a NAV eSzámla?

A NAV eSzámla a Nemzeti Adó- és Vámhivatal által támogatott, speciális eSzámla típus. Ez a számlatípus strukturált XML-formátumban jön létre, és az online számlaadat-szolgáltatás részeként automatikusan továbbítódik a NAV felé. A NAV eSzámla sajátosságai:

• Hitelességét és sértetlenségét a NAV infrastruktúrája biztosítja, így nincs szükség külön elektronikus aláírásra.
• A számlakiállítás és a számlaadat-szolgáltatás egyidejűleg történik, nincs külön lépés.
• A formátuma gépi feldolgozásra alkalmas, így integrálható a könyvelési és ERP rendszerekbe.

A NAV eSzámla különösen hasznos a nagyobb cégek számára, akik automatizálni kívánják a számlázási és adatszolgáltatási folyamataikat.

Hogyan kell tárolni az eSzámlát?

Az eSzámlákat a számlakiállítónak elektronikus formában, digitálisan archiválva kell megőriznie. Ez azt jelenti, hogy:

• a fájlformátum (pl. PDF, XML) nem módosítható,
• a tárolási rendszernek biztosítania kell a hozzáférést, kereshetőséget és védelmet,
• szükség lehet időbélyeggel és/vagy elektronikus aláírással való hitelesítésre – kivéve a NAV eSzámla esetében, ahol ezt a NAV rendszere garantálja.

Az eSzámla az elektronikus számlázás korszerű és jogszerű formája, amely számos előnnyel jár a vállalkozások számára. Nemcsak gyorsabb és olcsóbb, mint a hagyományos papíralapú számlázás, de környezetbarát és könnyebben ellenőrizhető is. A NAV eSzámla pedig külön biztonsági és adminisztrációs előnyt kínál azoknak a cégeknek, amelyek rendszeresen és nagy volumenben állítanak ki számlákat.

Hivatalos definíció

Az eSzámla olyan számla, amely elektronikusan kerül kibocsátásra és befogadásra. A magyar jogszabályok szerint az eSzámlának biztosítania kell az eredetiség, sértetlenség és hozzáférhetőség követelményeit a megőrzési idő végéig. A NAV eSzámla esetében ezek a feltételek a NAV infrastruktúrája révén teljesülnek.

Vissza a fogalomtárba