Was ist eine eRechnung (eSzámla)?
Eine eRechnung (ungarisch: eSzámla) ist eine Rechnung, die elektronisch erstellt und empfangen wird. Das bedeutet, dass der gesamte Prozess – von der Ausstellung bis zur Archivierung – digital erfolgt, ohne Ausdruck oder postalischen Versand. Laut ungarischem Recht muss eine eRechnung drei zentrale Anforderungen erfüllen:
- Echtheit der Herkunft – der Aussteller muss eindeutig identifizierbar sein,
- Unversehrtheit des Inhalts – die Rechnungsdaten dürfen nicht verändert werden,
- Zugänglichkeit – die Rechnung muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist abrufbar sein.
Eine eRechnung ist also nicht einfach nur eine per E-Mail verschickte PDF-Datei, sondern ein rechtskonformer, digital ausgestellter Beleg mit definierten Anforderungen an Erstellung, Übertragung und Speicherung.
Welche Vorteile bietet die eRechnung?
Die elektronische Rechnungsstellung bietet zahlreiche Vorteile gegenüber Papierlösungen:
Schnellere Abwicklung – Rechnungen erreichen den Empfänger sofort, auch automatisiert,
Kosteneinsparung – kein Druck, kein Versand, kein Kuvertieren,
Umweltfreundlichkeit – papierlose Verwaltung,
Einfachere Archivierung – digital und durchsuchbar speicherbar,
Höhere Sicherheit – dank Signatur- und Archivvorgaben schwerer zu fälschen.
Wann gilt eine Rechnung als eRechnung?
Eine Rechnung gilt dann als eRechnung, wenn:
- sie in elektronischer Form ausgestellt wird (z. B. PDF, XML oder andere digitale Formate),
- sie auf elektronischem Wege an den Empfänger übermittelt wird,
- der Empfänger die Rechnung ausdrücklich oder stillschweigend akzeptiert.
Letzteres ist besonders wichtig: Die Verwendung einer eRechnung ist nur zulässig, wenn der Geschäftspartner damit einverstanden ist – entweder durch schriftliche Zustimmung oder durch die offensichtliche Annahme der elektronischen Rechnung.
Welche Anforderungen muss eine eRechnung erfüllen?
Gemäß ungarischem und EU-Recht muss eine eRechnung folgende Bedingungen erfüllen:
Echtheit – die Identität des Ausstellers muss sichergestellt sein (z. B. durch elektronische Signatur oder via NAV-Infrastruktur bei NAV eRechnungen),
Unveränderbarkeit – der Inhalt darf nach der Ausstellung nicht mehr geändert werden,
Zugänglichkeit – die Rechnung muss während der Aufbewahrungsfrist (meist 8 Jahre) digital abrufbar bleiben.
Die Archivierung muss den Vorschriften der digitalen Archivierungsverordnung entsprechen, einschließlich Format-, Speicher- und Suchvorgaben.
Was ist eine NAV eRechnung?
Die NAV eRechnung ist ein spezieller eRechnungstyp, der von der ungarischen Steuerbehörde (NAV) unterstützt wird. Sie wird im strukturierten XML-Format erstellt und im Rahmen der Online-Rechnungsdatenmeldung automatisch an NAV übermittelt. Wichtige Merkmale:
- Keine zusätzliche elektronische Signatur erforderlich, da NAV die Authentizität und Integrität über seine Infrastruktur gewährleistet,
- Rechnungserstellung und Datenmeldung erfolgen gleichzeitig,
- Maschinenlesbares Format, ideal für Integration in Buchhaltungs- und ERP-Systeme.
- Die NAV eRechnung eignet sich besonders für größere Unternehmen, die ihre Rechnungs- und Meldeprozesse automatisieren möchten.
Wie müssen eRechnungen gespeichert werden?
eRechnungen müssen vom Rechnungsaussteller elektronisch archiviert werden. Das bedeutet:
- Das Dateiformat (z. B. PDF, XML) darf nicht verändert werden,
- Das Archivierungssystem muss Zugriff, Durchsuchbarkeit und Schutz gewährleisten,
In vielen Fällen sind Zeitstempel und/oder elektronische Signatur erforderlich – außer bei NAV eRechnungen, bei denen die NAV-Infrastruktur diese Anforderungen erfüllt.
Zusammenfassung
Die eRechnung ist eine moderne und rechtssichere Form der Rechnungsstellung, die Unternehmen zahlreiche Vorteile bietet. Sie ist schneller, günstiger, umweltfreundlicher und leichter prüfbar als Papierrechnungen. Die NAV eRechnung bietet zusätzlich Sicherheit und Effizienz für Unternehmen mit hohem Rechnungsvolumen.
Offizielle Definition
Eine eRechnung ist eine Rechnung, die elektronisch ausgestellt und empfangen wird. Laut ungarischem Recht muss sie während der gesamten Aufbewahrungsfrist die Anforderungen an Echtheit, Unversehrtheit und Zugänglichkeit erfüllen. Bei NAV eRechnungen werden diese Bedingungen durch die NAV-Infrastruktur sichergestellt.
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