A digitális megoldások felhasználásával ma már keresve is nehéz olyan üzleti vagy szervezeti folyamatot találni, amit ne tehetnénk hatékonyabbá. Az idén nyáron előtérbe került új Panasztörvény cégek ezrei számára teszi kötelezővé itthon is a belső panaszkezelő-rendszerek felállítását, amelyhez bár a vállalatok választhatnak hagyományos kapcsolattartási csatornákat is, a feltételeket megvizsgálva azonban hamar belátható, hogy azok maradéktalan betartásához érdemes inkább korszerű technikai rendszerekre építeni.
A Panasztörvény az uniós gyakorlattal megegyezően megköveteli, hogy a legalább 50 főt foglalkoztató társaságok olyan visszaélés-bejelentő rendszert alakítsanak ki,

• amely a jogszabályban előírt folyamatokkal és válaszidőkkel működik, és
• amely elérhető többek között a cég jelenlegi, a volt és a leendő munkavállalói illetve alvállalkozói számára is.

A szervezetek telefonos elérésre, fizikai panaszládára vagy emailcímre épülő megoldást is alkalmazhatnak, de vizsgáljuk meg, milyen előnyökkel jár, ha a fenti eszközöket kiváltjuk egy kifejezetten a névtelen panaszbejelentések kezelésére fejlesztett, felhőalapú szoftverrel.

Szoftveres whistleblowing-rendszerek: a 9 legfontosabb előny

1. Gyors és egyszerű bejelentések

   A szoftveres rendszerekben a panaszok bejelentése bárhonnan, könnyen és gyorsan megtehető. Az egyszerű, webalapú felhasználói felület lehetővé teszi, hogy egy link birtokában bárki könnyedén és kényelmesen bejelentést tegyen akár a munkaidőn túl és a munkahelyen kívülről is.

2. Anonim bejelentések

   A névtelen (anonim) bejelentések kezelésére a szoftveralapú megoldások bizonyulnak a legalkalmasabbnak, hiszen a bejelentőnek semmilyen formában sem kell felfednie magát a bejelentés során.

3. Adatok biztonsága

   A felhőalapú szervereken futó szoftverekkel könnyű megfelelni az adatbiztonsági követelményeknek. Ez biztosítja a visszaélésekkel kapcsolatos érzékeny információk hatékony védelmét.

4. Automatizmusok

   Beállíthatjuk, hogy milyen esetekben küldjön a rendszer értesítést a felhasználóknak. A bejelentések előzetes feldolgozása és továbbítása is gyorsan és megbízhatóan történik meg az automatizmusok segítségével.

5. Integrált megoldás

   A whistleblowing-platformok a különböző csatornákon, például szóban megtett bejelentések egységes fogadására és jogszabályban rögzített kezelésére is alkalmasak, így egy rendszerben kezelhető valamennyi visszaélés-bejelentés, ami tovább növeli a hatékonyságot.

6. Több nyelv egyidejű támogatása

   Nemzetközi környezetben működő vállalat esetében kötelező lehet a bejelentéshez kapcsolódó felületek és üzenetek több különböző nyelven történő megjelenítése, kezelése. Egy webes szoftver esetében a többnyelvűség igénye egyszerűen és maradéktalanul kielégíthető.

7. Alacsony adminisztrációs költségek

   A szoftveralapú megoldásokkal alacsonyan tarthatóak az adminisztrációs költségek, mivel csökkennek a papíralapú és hagyományos ügyintézési lépések.

8. Statisztikák és értékelési lehetőségek

   A szoftveralapú panaszkezelő-rendszerekben könnyen elérhetőek olyan értékes kimutatások és statisztikák, amelyek pontos képet biztosítanak a menedzsment részére a vállalatot érintő bejelentésekről és azok feldolgozási folyamatairól.

9. Könnyű kiszervezés

   A whistleblowing-platformok üzemeltetése könnyen kiszervezhető. Mindemellett lehetővé válik, hogy kontrollált távoli elérést adjunk például egy külső bejelentővédelmi ügyvéd számára, aki a bejelentések jogszerűségének vizsgálatához vagy a panaszok kivizsgálásához biztosíthat hatékony támogatást.

Egyre elterjedtebb a szoftveres visszaélés-bejelentő rendszerek használata

Az innovatív, webalapú szoftverek tehát

• hozzájárulnak a szervezetek etikus működéséhez és a visszaélések megelőzéséhez,
• lehetővé teszik a gyors és névtelen bejelentéseket,
• biztosítják a magas szintű adatvédelmet és a
• statisztikák alapján történő folyamatos értékelések lehetőségét.

A korszerű digitális felületek segítségével megvalósított whistleblowing-rendszerek gyorsan kiépíthetőek és használatuk számos előnnyel jár, amelyek egy hatékony, rugalmas és alacsonyabb adminisztrációs költséggel járó rendszert eredményeznek.

Szakértőink segítséget nyújtanak a megfelelő szoftverek kiválasztásában, vagy akár egy már meglévő, cégcsoportszinten használt whistleblowing-platform lokalizálásában annak érdekében, hogy az a helyi szabályozási sajátosságoknak is megfeleljen.