A mesterséges intelligencia egyre több HR-folyamatban jelenik meg, sokszor anélkül, hogy a vállalat pontosan tudna róla. Egy munkatárs AI segítségével elemez egy Excel-táblát, egy másik összefoglalót készíttet egy dokumentumból, a harmadik pedig béradatokat szeretne összehasonlítani. A mindennapi munkát megkönnyítő megoldások azonban komoly adatvédelmi és bizalmi kérdéseket vethetnek fel, különösen akkor, ha a szervezet még nem alakította ki az AI használatának egyértelmű szabályait. A bértranszparenciára való felkészülés során ez a kérdés különösen aktuálissá válik.  

Amikor az AI már jelen van, de a vállalat még nem tud róla  

A mesterséges intelligencia használata sok szervezetben gyorsabban terjed, mint ahogyan a belső szabályozás követni tudná. A munkavállalók gyakran saját kezdeményezésre próbálnak ki különböző AI-eszközöket, hogy egyszerűsítsék a feladataikat, gyorsabban dolgozzanak vagy könnyebben eligazodjanak nagy mennyiségű információban. 

Ezt a jelenséget nevezzük shadow AI-nak: amikor a munkatársak a vállalat által nem jóváhagyott, illetve az IT- és adatvédelmi kontrollokon kívül működő mesterségesintelligencia-eszközöket használnak munkavégzésük során. 

A HR területén mindez különösen érzékeny, hiszen az itt kezelt információk jelentős része személyes vagy bizalmas adat. A bérfelmérések, teljesítményértékelések vagy munkavállalói adatokat tartalmazó táblázatok feltöltése egy külső AI-alkalmazásba olyan adatkezelési folyamatot indíthat el, amelynek feltételeit és következményeit a munkavállaló, sőt akár maga a munkáltató sem ismeri pontosan. 

A kockázatot tovább növeli, ha a vállalatnál nincs egységes álláspont arról, mely eszközök használhatók, milyen információkat lehet megosztani velük, és hogyan ellenőrizhetők az AI által előállított eredmények. 

Az adatbiztonság mellett a munkavállalói bizalom is tét 

A shadow AI kapcsán elsőként általában az adatbiztonsági kockázatok merülnek fel. Fontos tudni, hogy a feltöltött információk hol kerülnek feldolgozásra, ki férhet hozzájuk, mennyi ideig tárolják őket, és felhasználhatók-e a szolgáltató rendszereinek fejlesztésére. 

A HR-ben tovább bonyolítja a helyzetet az AI eszközbe feltöltött adatok felhasználásának célja és az azok alapján meghozott döntések, mivel az így készített bérelemzések vagy teljesítményértékelési összefoglalók pontatlan következtetéseket is tartalmazhat, amelyek megfelelő emberi ellenőrzés nélkül befolyásolhatják a munkavállalókat érintő döntéseket. 

A bértranszparencia bevezetése ezt a problémát még hangsúlyosabbá teszi. Az új szabályozás egyik alapvető célja, hogy a munkavállalók jobban megértsék a bérezési döntések szempontjait, és objektív, ellenőrizhető információkhoz jussanak. Ha azonban nem világos, hogy a vállalat milyen technológiával elemzi a béradatokat, és hogyan biztosítja az adatok védelmét, az könnyen gyengítheti a rendszer iránti bizalmat. A munkavállalók számára ugyanis az is fontos, hogy tudják, ki és milyen célból használja fel a rájuk vonatkozó információkat.  

Miért nem elegendő egyszerűen megtiltani az AI használatát? 

A vállalatok részéről érthető reakció lehet a nem jóváhagyott AI-eszközök használatának tiltása, ami azonban önmagában ritkán jelent teljes körű megoldást. Ha ugyanis a munkatársak már megtapasztalták a technológia előnyeit, és a szervezet nem biztosít számukra megfelelő alternatívát, fennáll a veszélye, hogy a használat továbbra is folytatódik, csak éppen a vállalati kontrollon kívül. Ezért a hatékony megközelítés négy egymást kiegészítő területre épülhet: 

• Egyértelmű szabályozás: a vállalat határozza meg, mely AI-eszközök használhatók, milyen feladatokra és milyen adatkezelési feltételek mellett. 
• Munkavállalói edukáció: a HR és az IT közösen segítse a kollégákat az adatvédelmi, információbiztonsági és szakmai kockázatok felismerésében. 

• Biztonságos technológiai környezet: a szervezet biztosítson olyan jóváhagyott eszközöket, amelyek megfelelnek a vállalati adatkezelési követelményeknek. 

• Emberi kontroll és felelősség: az AI által előállított elemzések és javaslatok felhasználásához legyenek világos ellenőrzési és jóváhagyási folyamatok. 

Különösen fontos, hogy a szabályozás a munkatársak számára is érthető és alkalmazható legyen, mert a túl általános vagy kizárólag tiltásokra épülő szabályzat kevés segítséget nyújt a mindennapi döntési helyzetekben. 

A bértranszparencia új szintre emeli az AI-használat kérdését 

Az uniós bértranszparencia-irányelvnek való megfeleléshez a vállalatoknak egyre strukturáltabban kell kezelniük a munkaköri, javadalmazási és teljesítmény adatokat. A munkakörértékelés, a bérsávok kialakítása, a piaci benchmarkok elemzése és a nemek közötti bérkülönbségek vizsgálata jelentős adatmennyiséggel járhat. 

Az AI ezekben a folyamatokban valóban hasznos segítséget jelenthet: támogathatja az adatok rendszerezését, az eltérések azonosítását vagy a különböző forgatókönyvek elemzését, a technológia alkalmazása ugyanakkor új felelősséget is jelent a HR számára. 

A béradatok elemzésénél például különösen fontos, hogy a vállalat ellenőrizze az AI által használt módszertant, az adatok pontosságát és a következtetések megalapozottságát. Az esetleges torzítások ugyanis éppen azokat az egyenlőtlenségeket erősíthetik fel, amelyek feltárását és kezelését a bértranszparencia szolgálná. 

Az AI használatának szabályozása ezért már túlmutat az informatikai és adatvédelmi területen, mert a HR-vezetőknek is aktív szerepet kell vállalniuk annak meghatározásában, mely folyamatokban és milyen feltételekkel alkalmazható a technológia. 

Az első lépés: láthatóvá tenni a meglévő gyakorlatot  

A felkészülést érdemes annak feltérképezésével kezdeni, hogy a munkatársak jelenleg milyen AI-eszközöket és milyen feladatokra használnak. Ez segíthet azonosítani a legfontosabb kockázatokat, valamint azokat a területeket, ahol a technológia szabályozott alkalmazása valódi hatékonyságnövekedést eredményezhet. 

A következő lépés az adatkezelési szabályok, a hozzáférési jogosultságok és az ellenőrzési folyamatok kialakítása, majd ezek beépítése a mindennapi HR-működésbe. 

A bértranszparencia bevezetése jó alkalmat kínál arra, hogy a vállalatok az AI-használatot is tudatosabban kezeljék. A világos szabályok, a megfelelő technológiai háttér és a következetes emberi kontroll együttesen teremthetik meg a biztonságos alkalmazás feltételeit.