A sorozat első részében áttekintettük az uniós irányelv keretrendszerét és azt, hogyan érinti a magyar jogalkotást. A következő lépés annak bemutatása, hogy mindez hogyan fordítható le a gyakorlatra: milyen jelentési kötelezettségekre kell készülni, mikor szükséges közös bérértékelést lefolytatni, és hogyan alakíthatók át úgy a HR-folyamatok és rendszerek, hogy támogassák a bértranszparenciát.

Jelentési kötelezettség: kikre, mikortól, miről kell beszámolni?

Az irányelv létszámküszöb alapján határozza meg a rendszeres jelentéstételi kötelezettséget.

Nagyvállalatok: éves gyakoriságú jelentés.

Közepes vállalatok: háromévente kötelező riport.

A munkáltatóknak a jelentést a munkavállalók és képviselőik számára átláthatóan elérhetővé kell tenniük.

A riportnak legalább a következő elemeket kell tartalmaznia:

• átlag- és mediánbérkülönbség nemek szerinti bontásban,
• a kiegészítő és változó juttatások eltérései,
• a nők és férfiak aránya munkaköri kategóriánként,
• a munkavállalók eloszlása a bérstruktúrán belül.

A riport célja kettős: egyrészt pontos képet ad a vállalat bérszerkezetéről, másrészt alapul szolgál a szükséges beavatkozásokhoz. A HR számára ez egy lehetőség arra, hogy a béradatokat vezetői döntéstámogatási eszközzé formálja, nem csupán megfelelési dokumentummá.

Közös bérértékelés: mikor kötelező és hogyan érdemes lebonyolítani?

Közös bérértékelést akkor kell elindítani, ha egy munkaköri csoportban a nemek közötti bérkülönbség eléri vagy meghaladja az irányelvben meghatározott küszöbértéket (várhatóan 5% körüli értéket), és az eltérést objektív tényezőkkel nem lehet kielégítően megmagyarázni.

A folyamat célja az, hogy a munkáltató a munkavállalói képviselőkkel együtt vizsgálja meg:

• a munkaköri követelményeket,
• a bérsávokat és a javadalmazási gyakorlatot,
• a teljesítményértékelési és előléptetési logikát,
• az esetleges strukturális vagy szubjektív torzulásokat.

A közös bérértékelés kimenete egy intézkedési terv, amely konkrét, határidőhöz kötött lépéseket tartalmaz (például bérfelzárkóztatási programot), valamint megelőző intézkedéseket a jövőbeli aránytalanságok kialakulása ellen.

HR-szemléletben ez egy komplex kompenzációs audit, amely metszetben vizsgálja a bérezést, a karrierutakat, a teljesítménykezelést és a szervezeti döntéshozatalt.

Munkaköri értékelés és bérarchitektúra: a rendszer alapja

Az irányelv egyik legnagyobb gyakorlati kihívása, hogy a „egyenlő vagy egyenlő értékű munka” fogalmát vállalati szintre kell fordítani. Ehhez nélkülözhetetlen egy világos és következetes pozíció-architektúra, amely tartalmazza:

• a munkakörcsaládokat és szinteket,
• a felelősségi köröket és döntési jogköröket,
• a szükséges szakértelmet és kompetenciákat,
• a tapasztalati és tudásszinteket.

A munkaköri értékelés (analitikus pontrendszer, faktor-alapú, benchmark-alapú vagy más módszer) akkor működik jól, ha minden pozíció összehasonlítható néhány kulcsdimenzió mentén, például:

• szakmai tudás,
• felelősség mértéke,
• problémamegoldási komplexitás,
• szervezetre gyakorolt hatás.

A vállalat így válik képessé arra, hogy meggyőzően alátámassza, milyen logika alapján tartozik két pozíció azonos bérsávba – vagy mi indokol eltérést.

Bérsávok, teljes kompenzáció és a „fair pay” rendszere

A bértranszparencia az egész javadalmazási struktúrát vizsgálja. A sávos bérstruktúra kialakítása vagy finomhangolása fontos lépés, különösen akkor, ha a vállalat eddig nem dolgozott egységes bérarchitektúrával.

A HR-nek világos szabályokat kell rögzítenie arra, hogy mi indokolja a sávon belüli elhelyezkedést. Ilyen tényezők lehetnek:

• a tapasztalat szintje,
• speciális szaktudás,
• szűkös erőforrású kompetenciák,
• üzleti felelősség nagysága,
• hosszú távú teljesítmény.

A dokumentált és konzisztensen alkalmazott kritériumok közvetlenül csökkentik annak kockázatát, hogy a bérkülönbségek indokolatlan megkülönböztetésként jelenjenek meg.

Riporting, adatelemzés és rendszertámogatás

A jelentési kötelezettségek teljesítéséhez megbízható, jó minőségű adat szükséges. Ez egységes HR- és bérszámfejtési törzsadatokat, rendezett munkakör-kódrendszert és konzisztens, szabályozott adatbeviteli folyamatokat igényel.

A jól működő bértranszparencia-rendszer pillérei:

• standard riportok (átlag- és mediánbérek, bérsávok kihasználtsága, juttatási elemek megoszlása),
• automatizált kimutatások a kötelező adatszolgáltatás támogatására,
• időbeli trendek elemzésére alkalmas dashboardok,
• HR-, pénzügyi és BI-szakértők együttműködése.

A cél az, hogy a bértranszparencia-adatok a menedzsment számára valós idejű döntéstámogató információvá váljanak.

Adatvédelem, anonimizálás és bizalomépítés

A bérinformatika érzékeny és szigorúan szabályozott terület. A vállalatnak pontosan definiálnia kell:

• milyen adatokat kezel,
• milyen célból,
• meddig tárolja azokat,
• kik férhetnek hozzá az egyéni szintű adatokhoz.

Ahol lehetséges, aggregált, anonimizált adatokat célszerű használni. A HR feladata a transzparens kommunikáció: a munkavállalók akkor érzik biztonságban magukat, ha értik az adatkezelési folyamatokat és tudják, milyen garanciák védik őket.

Változásmenedzsment: hogyan lehet a folyamatot sikeresen bevezetni?

A bértranszparencia bevezetése szervezeti szintű átalakulást jelent. A sikeres megvalósítást támogatja:

• a rendszeres helyzetfelmérés,
• pilot projektek indítása,
• ütemezett bevezetési terv,
• vezetői edukáció és következetes kommunikáció,
• a munkavállalók bevonása és a kezdeti félelmek kezelése.

A HR számára ez egy lehetőség arra, hogy erősítse a vállalat hitelességét, elősegítse a fair teljesítménykultúra kialakulását és hosszú távon csökkentse a fluktuációt és a vitás helyzeteket.

Mire érdemes figyelni a következő időszakban?

• A jelentési kötelezettségek új adatstruktúrát és rendszerlogikát igényelnek.
• A közös bérértékelés összetett HR-projekt, amely több funkció együttműködésére épül.
• A munkaköri értékelés és bérarchitektúra lesz a transzparens kompenzációs rendszer alapja.
• Az adatminőség döntő tényező a sikeres bevezetésben.
• A szervezeti kultúra támogatása legalább annyira fontos, mint a jogi megfelelés.

A következő szakasz: a felkészülés mélysége

A bértranszparencia működőképes rendszerré akkor válik, ha a szervezet nemcsak reakcióként, hanem előrelátó építkezésként közelít a változásokhoz. A jelentési kötelezettségek, a közös bérértékelés és a munkaköri struktúrák megerősítése mind olyan elemek, amelyek hosszú távon stabilabb, átláthatóbb és kiszámíthatóbb működést alapoznak meg. A következő lépés annak vizsgálata, hogy a vállalat mennyire áll készen ezekre az elvárásokra, hol vannak a legkritikusabb hiányosságok, és milyen fejlesztések indíthatók el már ma.

A sorozat következő részében bemutatjuk, hogyan végezhető el egy Felkészültségi audit: mely HR-területeken érdemes először rendet tenni, hogyan mérhető a bértranszparenciára való érettség, és milyen fejlesztési sorrend biztosítja a legkisebb kockázatot és a legnagyobb üzleti előnyt.

Szakértő csapatunk támogatást nyújt a felkészültségi audit, a munkaköri rendszer újratervezése és a bérstruktúra kialakítása terén. Vegye fel velünk a kapcsolatot, ha szeretné megtervezni vállalata bértranszparencia-útját.