Egy rövid ügyféllevél könnyen több hetes vállalati feladattá válhat. Az EcoVadis-kérdőív kitöltése ugyanis csak a folyamat látható része: előtte tisztázni kell az értékelés körét, össze kell gyűjteni a bizonyítékokat, és közös munkára van szükség több szervezeti területtől.

A levél általában rövid. Egy fontos ügyfél vagy leendő üzleti partner EcoVadis-scorecardot kér, a válaszadási határidő pedig már látszik a naptárban. Ilyenkor kézenfekvőnek tűnik továbbítani a kérdőívet a fenntarthatósági vagy compliance-felelősnek. Néhány nap múlva rendszerint kiderül, hogy az információk jelentős része a HR-nél, a beszerzésnél, a pénzügynél, az üzemeltetésnél vagy az anyavállalatnál található.

Az EcoVadis-értékelés üzleti súlya jóval nagyobb lehet egy szokásos adatkérésénél. Az eredményt a partner felhasználhatja beszállítói minősítéshez, tenderek értékeléséhez, éves partnerfelülvizsgálathoz vagy kockázati döntésekhez. Egy erős scorecard új üzleti helyzetekben is előnyt jelenthet, egy gyengébb eredményhez pedig javító intézkedési igény kapcsolódhat. Ezért a felkészülés első lépése annak tisztázása, hogy mit vár a partner, mire használja az eredményt, és mikorra van szüksége rá.

Először azt kell tisztázni, kit értékelnek

Az EcoVadis csoport-, jogi személy- vagy telephelyszintű értékelést alkalmaz. A választott kör határozza meg, hogy mely működésre, munkavállalókra, folyamatokra és dokumentumokra kell bizonyítékot adni. Egy vállalatcsoport fenntarthatósági szabályzata hasznos kiindulópont lehet, de csak akkor támasztja alá a magyar leányvállalat válaszait, ha annak hatálya és helyi alkalmazása egyértelműen igazolható.

A kérdőív sem minden vállalatnál azonos. A rendszer figyelembe veszi a szervezet méretét, tevékenységét és működési helyét, majd ezek alapján választja ki a lényeges fenntarthatósági kérdéseket. Egy gyártóvállalat környezeti kitettségei például más hangsúlyt kapnak, mint egy irodai szolgáltatóéi. A regisztrációkor megadott adatok ezért közvetlenül befolyásolják a későbbi feladatot.

Egy ember nem fogja tudni mindenre a választ

Az EcoVadis négy tématerületet vizsgál: a környezetvédelmet, a munkaügyi és emberi jogi kérdéseket, az üzleti etikát, valamint a fenntartható beszerzést. A felkészüléshez ennek megfelelően több vállalati terület tudása szükséges. A HR ismeri a munkavállalói folyamatokat és képzéseket, a beszerzés a beszállítói elvárásokat, a compliance az etikai kontrollokat, az üzemeltetés vagy az EHS-terület pedig a környezeti adatokat és intézkedéseket. A projektnek ettől még kell egy gazdája: valaki, aki összefogja a válaszokat, követi a hiányokat és egységesen kezeli a dokumentumokat.

A dokumentumgyűjtés előtt érdemes térképet készíteni

A kapkodás egyik biztos forrása, amikor a csapat azonnal fájlokat kezd keresni. Hatékonyabb előbb áttekinteni, mit kér a kérdőív, milyen vállalást, intézkedést vagy eredményt kell igazolni, és kinél lehet az ehhez kapcsolódó bizonyíték. Így hamar kiderül, hogy mely területeken áll rendelkezésre megfelelő szabályzat, képzési nyilvántartás, tanúsítvány, teljesítményadat vagy beszállítói folyamat, és hol van valódi hiány.

Ez azért fontos, mert az utolsó héten elkészített szabályzat ritkán oldja meg a problémát. Az EcoVadis olyan, korábban is létező dokumentumokat vár, amelyek ténylegesen a vállalat irányítási rendszerének részét képezik. Egy frissen megírt, a működésben még nem alkalmazott eljárás kevés bizonyító erővel rendelkezik. Ha a hiányelemzés időben elkészül, marad lehetőség a folyamatok rendezésére, a dokumentumok jóváhagyására és az első mérhető eredmények összegyűjtésére.

A beadás előtti ellenőrzés sok pontvesztést megelőzhet

A kérdőív kitöltésekor minden állítást a megfelelő bizonyítékhoz kell kapcsolni. A beadás előtt ezért érdemes végignézni, hogy a dokumentum valóban az értékelt szervezetre vonatkozik-e, naprakész-e, egyértelműen azonosítható-e benne a vállalat, és alátámasztja-e a megjelölt választ. Ugyanilyen fontos az összhang: ha egy szabályzat vállalati célt rögzít, a kapcsolódó intézkedéseknek és jelentett adatoknak is ugyanabba az irányba kell mutatniuk.

Az EcoVadis saját tájékoztatója szerint a kérdőív kitöltése a vállalat méretétől, fenntarthatósági érettségétől és az információk hozzáférhetőségétől függően néhány órától több napig tarthat. A felkészülés teljes időigénye ennél jóval hosszabb lehet, ha a dokumentumok több szervezeti egységnél vannak, vagy a hiányosságokat még a beadás előtt kezelni kell.

A jól szervezett felkészülés végére a vállalat pontosabban látja saját fenntarthatósági működését is. Kiderül, mely gyakorlatok erősek, hol hiányzik a bizonyíthatóság, és mely fejlesztéseket érdemes előrevenni. A sorozat következő részében azt nézzük meg, miért születhet csalódást keltő pontszám akkor is, ha a vállalat már számos ESG-intézkedést bevezetett.

EcoVadis minősítési felkészítési szolgáltatásunk keretében felmérjük a vállalat jelenlegi felkészültségét, azonosítjuk a hiányosságokat, és támogatást nyújtunk a kérdőívhez szükséges folyamatok, dokumentumok és bizonyítékok rendezésében.