Eine kurze E-Mail eines Kunden kann sich leicht zu einer mehrwöchigen Aufgabe im Unternehmen entwickeln. Das Ausfüllen des EcoVadis-Fragebogens ist dabei nur der sichtbare Teil des Prozesses: Zunächst müssen der Bewertungsumfang geklärt und die Nachweise zusammengestellt werden. Darüber hinaus ist die Zusammenarbeit mehrerer Unternehmensbereiche erforderlich.

Die E-Mail ist meist kurz. Ein wichtiger Kunde oder potenzieller Geschäftspartner fordert eine EcoVadis-Scorecard an, und die Antwortfrist steht bereits im Kalender. In dieser Situation scheint es naheliegend, den Fragebogen an die für Nachhaltigkeit oder Compliance verantwortliche Person weiterzuleiten. Nach einigen Tagen stellt sich häufig heraus, dass ein erheblicher Teil der benötigten Informationen bei der Personalabteilung, dem Einkauf, dem Finanzbereich, dem Betrieb oder der Muttergesellschaft liegt.

Eine EcoVadis-Bewertung kann eine deutlich größere geschäftliche Bedeutung haben als eine gewöhnliche Datenabfrage. Der Geschäftspartner kann das Ergebnis für die Lieferantenqualifizierung, die Bewertung von Ausschreibungen, die jährliche Überprüfung von Geschäftspartnern oder risikobezogene Entscheidungen nutzen. Eine starke Scorecard kann in neuen Geschäftssituationen einen Vorteil bieten, während ein schwächeres Ergebnis zu einer Aufforderung zu Korrekturmaßnahmen führen kann. Der erste Schritt der Vorbereitung besteht daher darin, zu klären, was der Geschäftspartner erwartet, wofür er das Ergebnis verwenden möchte und bis wann er es benötigt.

Zunächst muss geklärt werden, welche Einheit bewertet wird

EcoVadis führt Bewertungen auf Konzern-, Rechtsträger- oder Standortebene durch. Der gewählte Bewertungsumfang bestimmt, für welche Geschäftstätigkeiten, Beschäftigten, Prozesse und Dokumente Nachweise erbracht werden müssen. Die Nachhaltigkeitsrichtlinie einer Unternehmensgruppe kann eine nützliche Ausgangsbasis sein. Sie unterstützt die Antworten der ungarischen Tochtergesellschaft jedoch nur dann, wenn ihr Geltungsbereich und ihre lokale Umsetzung eindeutig nachgewiesen werden können.

Auch der Fragebogen ist nicht für jedes Unternehmen gleich. Das System berücksichtigt die Größe, die Tätigkeit und den Standort des Unternehmens und bestimmt auf dieser Grundlage die wesentlichen Nachhaltigkeitsthemen. Die Umweltexposition eines Produktionsunternehmens wird beispielsweise anders gewichtet als die eines Bürodienstleisters. Die bei der Registrierung angegebenen Informationen wirken sich daher unmittelbar auf den späteren Arbeitsaufwand aus.

Eine Person wird nicht alle Antworten kennen

EcoVadis bewertet vier Themenbereiche: Umwelt, Arbeits- und Menschenrechte, Geschäftsethik sowie nachhaltige Beschaffung. Die Vorbereitung erfordert daher das Fachwissen mehrerer Unternehmensbereiche. Die Personalabteilung kennt die Prozesse und Schulungen für Beschäftigte, der Einkauf die Anforderungen an Lieferanten, der Compliance-Bereich die ethischen Kontrollen und der Betrieb beziehungsweise der EHS-Bereich die Umweltdaten und -maßnahmen. Das Projekt benötigt dennoch eine klar verantwortliche Person, die die Antworten koordiniert, offene Punkte nachverfolgt und die Dokumente einheitlich verwaltet.

Vor der Dokumentensammlung sollten die Anforderungen erfasst werden

Eine der sichersten Ursachen für unnötigen Zeitdruck ist, wenn das Team sofort mit der Suche nach Dateien beginnt. Effizienter ist es, zunächst zu prüfen, was der Fragebogen verlangt, welche Verpflichtungen, Maßnahmen oder Ergebnisse nachgewiesen werden müssen und bei wem die entsprechenden Nachweise vorliegen könnten. So wird schnell sichtbar, in welchen Bereichen geeignete Richtlinien, Schulungsnachweise, Zertifikate, Leistungsdaten oder Lieferantenprozesse vorhanden sind und wo tatsächliche Lücken bestehen.

Dies ist wichtig, weil eine in der letzten Woche erstellte Richtlinie das Problem nur selten löst. EcoVadis erwartet bereits bestehende Dokumente, die tatsächlich Bestandteil des Managementsystems des Unternehmens sind. Ein neu verfasstes Verfahren, das in der Praxis noch nicht angewandt wurde, besitzt nur eine begrenzte Aussagekraft. Wird die Lückenanalyse rechtzeitig durchgeführt, bleibt genügend Zeit, um Prozesse zu verbessern, Dokumente genehmigen zu lassen und erste messbare Ergebnisse zusammenzutragen.

Eine Prüfung vor der Einreichung kann erhebliche Punktverluste verhindern

Beim Ausfüllen des Fragebogens muss jede Aussage mit dem passenden Nachweis verknüpft werden. Vor der Einreichung sollte daher geprüft werden, ob sich das jeweilige Dokument tatsächlich auf die bewertete Organisation bezieht, aktuell ist, das Unternehmen eindeutig erkennen lässt und die ausgewählte Antwort belegt. Ebenso wichtig ist die inhaltliche Übereinstimmung: Legt eine Richtlinie ein Unternehmensziel fest, sollten auch die dazugehörigen Maßnahmen und berichteten Daten auf dieses Ziel ausgerichtet sein.

Nach den eigenen Angaben von EcoVadis kann das Ausfüllen des Fragebogens je nach Unternehmensgröße, Nachhaltigkeitsreife und Zugänglichkeit der benötigten Informationen einige Stunden bis mehrere Tage dauern. Die gesamte Vorbereitung kann erheblich mehr Zeit in Anspruch nehmen, wenn die Dokumente bei verschiedenen Organisationseinheiten liegen oder bestehende Lücken noch vor der Einreichung geschlossen werden müssen.

Am Ende einer gut organisierten Vorbereitung verfügt das Unternehmen auch über ein genaueres Bild seiner eigenen Nachhaltigkeitspraktiken. Es wird sichtbar, welche Prozesse bereits gut funktionieren, wo geeignete Nachweise fehlen und welche Verbesserungen priorisiert werden sollten. Im nächsten Teil unserer Serie untersuchen wir, warum das EcoVadis-Ergebnis auch dann hinter den Erwartungen zurückbleiben kann, wenn ein Unternehmen bereits zahlreiche ESG-Maßnahmen eingeführt hat.

Im Rahmen unserer Vorbereitung auf die EcoVadis-Bewertung analysieren wir den aktuellen Reifegrad des Unternehmens, identifizieren bestehende Lücken und unterstützen bei der Strukturierung der für den Fragebogen erforderlichen Prozesse, Dokumente und Nachweise.