2025. szeptembertől szigorodnak a validációs szabályok

A NAV Online Számla rendszer 2018-as bevezetése óta folyamatos fejlesztéseken megy keresztül, amelyek célja a pontosabb adatszolgáltatás és a jobb adatminőség. A 2025. szeptember 15-én életbe lépő új üzleti validációk ismét szigorítást hoznak a vállalkozások számára. A változtatások nemcsak a számlázóprogramokat érintik, hanem közvetlen hatással lesznek a könyvelési és adózási folyamatokra is.

Az új szabályok előzetesen, 2025. szeptember 1-jétől már a tesztrendszerben kipróbálhatóak, így a cégek és fejlesztők számára most adott a lehetőség a felkészülésre.

Miért van szükség a változtatásokra?

A Nemzeti Adó- és Vámhivatal (NAV) célja, hogy a vállalkozások által beküldött számlaadatok minél pontosabbak és megbízhatóbbak legyenek. Ez nemcsak a hatóság munkáját könnyíti meg, hanem a vállalkozások számára is előnyt jelent, hiszen a pontos adatokra épülő digitális szolgáltatások – például az eÁFA rendszer – gördülékenyebb működést tesznek lehetővé.

A NAV a tervezett változtatásokat két hónapig szakmai egyeztetésre bocsátotta, amely során számos piaci szereplő véleményezte az új validációs szabályokat. A visszajelzések alapján több ponton is módosult a korábbi tervezet, így a most véglegesített rendszer a szakmai gyakorlatot is jobban figyelembe veszi.

A legfontosabb változások a NAV Online Számla rendszerben

A szeptembertől életbe lépő szabálymódosítások több ponton érintik az adatszolgáltatást:

• Három új WARN üzenet kerül bevezetésre.
• Három jelenlegi WARN megszűnik, így azokat a rendszer a jövőben nem jelzi.
• Egy INFO üzenet WARN-ná válik, vagyis tartalmi problémára hívja fel a figyelmet.
• 15 figyelmeztetés (WARN) ERROR típusúvá alakul, ami a jövőben megakadályozza az adatszolgáltatást.

Mi a különbség az ERROR és a WARN között?

Az ERROR hibák kritikusak: az adatszolgáltatás nem teljesíthető, amíg a hibát ki nem javítják.

A WARN üzenetek nem blokkolják a számlaadat továbbítását, ugyanakkor tartalmi problémát jeleznek, amely hosszabb távon szintén hibás vagy pontatlan adatszolgáltatáshoz vezethet.

Ezért a WARN üzenetek figyelmen kívül hagyása kockázatos, hiszen a NAV célja éppen az, hogy az XML-alapú adatszolgáltatás minden részlete helyes és konzisztens legyen.

Az ERROR-ként működő új szabályok listája

A NAV pontosan meghatározta, mely figyelmeztetések válnak blokkoló hibává. Ezek között szerepelnek többek között:

• 330 – Teljesítési időszak záró dátuma nem lehet korábbi, mint a nyitó dátum.
• 434 – Egyedi mértékegység (OWN) jelölés esetén hiányzik a megfelelő elem az XML-ből.
• 560 – A módosító okirat sorszáma nem lehet azonos az eredeti számláéval.
• 581–584 – Hibás áfajelölések különböző adókulcsokhoz kapcsolódva.
• 591, 593 – Adómentes vagy Áfa törvényen kívüli jelölés mellett nem szerepelhetnek ÁFA adatok.
• 596 – Belföldi fordított adózás esetén a vevőnek belföldi áfaalanynak kell lennie.
• 620 – Gyűjtőszámla tételnél kötelező a teljesítési dátum.
• 701 – Áfa törvény hatályán kívüli jelölésnél nem lehet ÁFA adat az összesítésben.
• 1150 – Irreális számlamódosítási sorszám.
• 1300, 1310 – Hibás vagy extrém árfolyam megadása.

Ezek a hibák a jövőben automatikusan megakadályozzák az adatszolgáltatást, ezért kiemelten fontos a számlázási folyamatok felülvizsgálata.

Új WARN és INFO szabályok

Az új rendszerben három új figyelmeztető üzenet jelenik meg:

• 435 – Helytelen számlatétel adat.
• 734 – Helytelen összesítő adatok.
• 1311 – Helytelen számlafej adat.

Emellett a korábbi 11400-as INFO üzenet (helytelen teljesítési dátum) WARN-ként fog működni, tehát nagyobb hangsúlyt kap az adatszolgáltatás során.

Hogyan készülhetnek fel a vállalkozások?

A szeptemberi átállás komoly technikai és szervezeti feladatokat róhat a vállalatokra. A felkészülés kulcsfontosságú, különösen azok számára, akik rendszeresen tapasztalnak figyelmeztető üzeneteket az Online Számla rendszerben.

Lépések a felkészüléshez:

Folyamatok felülvizsgálata
Elemezni kell az elmúlt 12 hónapban keletkezett WARN üzeneteket, hiszen ezek egy része a jövőben ERROR-ként fog jelentkezni.

Kapcsolattartás a számlázóprogram fejlesztőjével
Érdemes mielőbb egyeztetni, hogy a szükséges frissítések és XML-módosítások időben beépüljenek a rendszerbe.

Tesztkörnyezet használata
A szeptember 1-jétől elérhető tesztkörnyezetben lehetőség van kipróbálni, hogy a meglévő rendszer megfelel-e az új szabályoknak. Ez kulcsfontosságú annak érdekében, hogy a szeptember 15-i élesítés ne okozzon fennakadást.

Belső ellenőrzési folyamatok kialakítása
Célszerű a figyelmeztetések rendszeres nyomon követése és elemzése, hogy a jövőbeni hibák ne akadályozzák a működést.

A részletes információk és a szabálymódosítások a NAV GitHub oldalán érhetők el.

https://github.com/nav-gov-hu/Online-Invoice/discussions/1144?sort=new

Miért fontos a felkészülés?

Az új validációs szabályok nem csupán adminisztratív jellegűek. Ha egy cég nem tudja időben kijavítani az ERROR hibákat, az számlaadat-szolgáltatási fennakadást eredményezhet, amely késedelmi bírsághoz vagy egyéb adóhatósági következményekhez vezethet.

Ráadásul az eÁFA-rendszer és más gépi feldolgozásra épülő szolgáltatások is a pontos adatokra építenek, így a hibás vagy hiányos XML-fájlok a jövőben jelentős problémát okozhatnak a vállalkozások számára.

A NAV Online Számla rendszer 2025 szeptemberi változásai új szintre emelik az adatszolgáltatás követelményeit. A figyelmeztetések ERROR típusúvá alakítása azt jelenti, hogy a vállalkozásoknak sokkal szigorúbban kell figyelniük a számlázási és könyvelési folyamataikra.

Aki időben felkészül, elkerülheti a hibákból adódó fennakadásokat, és biztosíthatja, hogy az adatszolgáltatás megfeleljen a NAV elvárásainak.