Ab September 2025 verschärfen sich die Validierungsregeln

Seit seiner Einführung im Jahr 2018 wird das NAV-Online-Rechnungssystem kontinuierlich weiterentwickelt, um eine genauere Datenübermittlung und eine bessere Datenqualität zu gewährleisten. Die neuen Geschäftsvalidierungen, die am 15. September 2025 in Kraft treten, bringen erneut strengere Anforderungen für Unternehmen mit sich. Die Änderungen betreffen nicht nur Rechnungsprogramme, sondern wirken sich direkt auch auf Buchhaltungs- und Steuerprozesse aus.

Die neuen Regeln können ab 1. September 2025 bereits im Testsystem erprobt werden, sodass Unternehmen und Entwickler die Möglichkeit haben, sich rechtzeitig vorzubereiten.

Warum sind die Änderungen notwendig?

Das Ziel der Ungarischen Steuer- und Zollbehörde (NAV) ist es, dass die von den Unternehmen übermittelten Rechnungsdaten so genau und zuverlässig wie möglich sind. Dies erleichtert nicht nur die Arbeit der Behörde, sondern bringt auch Vorteile für die Unternehmen selbst, da digitale Dienste auf Basis präziser Daten – wie das eUSt-System (eÁFA) – reibungsloser funktionieren können.

NAV stellte die geplanten Änderungen für zwei Monate zur fachlichen Konsultation, in deren Rahmen zahlreiche Marktteilnehmer Stellungnahmen abgaben. Aufgrund dieser Rückmeldungen wurde der ursprüngliche Entwurf in mehreren Punkten angepasst, sodass das endgültige System die Praxis besser berücksichtigt.

Die wichtigsten Änderungen im NAV-Online-Rechnungssystem

Ab September treten folgende Änderungen in Kraft:

• Drei neue WARN-Meldungen werden eingeführt.

• Drei bestehende WARN-Meldungen entfallen und werden künftig nicht mehr angezeigt.

• Eine INFO-Meldung wird zu WARN, um auf inhaltliche Probleme hinzuweisen.

• Fünfzehn WARN-Meldungen werden zu ERROR-Meldungen, die künftig die Datenübermittlung blockieren.

Unterschied zwischen ERROR und WARN

• ERROR-Meldungen sind kritisch: Die Datenübermittlung kann erst erfolgen, wenn der Fehler korrigiert wurde.

• WARN-Meldungen blockieren die Datenübermittlung zwar nicht, weisen jedoch auf inhaltliche Probleme hin, die langfristig ebenfalls zu falschen oder ungenauen Meldungen führen können.

Das Ignorieren von WARN-Meldungen ist daher riskant, da NAV sicherstellen will, dass alle Details der XML-basierten Datenübermittlung korrekt und konsistent sind.

Liste der neuen ERROR-Regeln

NAV hat genau festgelegt, welche WARN-Meldungen künftig blockierende Fehler darstellen. Dazu gehören unter anderem:

• 330 – Das Enddatum des Leistungszeitraums darf nicht vor dem Anfangsdatum liegen.

• 434 – Bei eigener Maßeinheit (OWN) fehlt das entsprechende XML-Element.

• 560 – Die Nummer des Korrekturdokuments darf nicht mit der der Originalrechnung übereinstimmen.

• 581–584 – Falsche Umsatzsteuerkennzeichnung bei bestimmten Steuercodes.

• 591, 593 – Umsatzsteuerdaten trotz Steuerbefreiung oder „außerhalb des UStG“-Kennzeichnung.

• 596 – Bei inländischer Umkehrung der Steuerschuld muss der Käufer ein inländischer Steuerpflichtiger sein.

• 620 – Bei Sammelrechnungen ist das Leistungsdatum verpflichtend.

• 701 – Umsatzsteuerdaten in der Zusammenfassung trotz „außerhalb des UStG“-Kennzeichnung.

• 1150 – Unplausible Nummerierung der Rechnungsänderung.

• 1300, 1310 – Fehlerhafter oder extremer Wechselkurs angegeben.

Diese Fehler verhindern künftig automatisch die Datenübermittlung, weshalb eine Überprüfung der Rechnungsprozesse unerlässlich ist.

Neue WARN- und INFO-Regeln

Im neuen System erscheinen drei zusätzliche WARN-Meldungen:

• 435 – Falsche Rechnungspositionsdaten.

• 734 – Falsche Zusammenfassungsdaten.

• 1311 – Falsche Rechnungs-Kopfdaten.

Darüber hinaus wird die bisherige INFO-Meldung 11400 (falsches Leistungsdatum) künftig als WARN behandelt und erhält somit mehr Gewicht bei der Datenübermittlung.

Wie können sich Unternehmen vorbereiten?

Der Übergang im September kann für Unternehmen erhebliche technische und organisatorische Herausforderungen mit sich bringen. Eine rechtzeitige Vorbereitung ist unerlässlich, insbesondere für jene, die regelmäßig WARN-Meldungen im Online-Rechnungssystem erhalten.

Vorbereitungsschritte:

1. Überprüfung der Prozesse – Analyse der in den letzten 12 Monaten aufgetretenen WARN-Meldungen, da viele künftig zu ERRORs werden.

2. Kontakt zum Softwareentwickler – Sicherstellen, dass notwendige Updates und XML-Anpassungen rechtzeitig eingespielt werden.

3. Nutzung der Testumgebung – Ab 1. September können Unternehmen prüfen, ob ihr System den neuen Regeln entspricht, um Risiken beim Go-live zu vermeiden.

4. Interne Kontrollprozesse einführen – WARN-Meldungen regelmäßig überwachen und analysieren, um künftige Störungen zu verhindern.

Detaillierte Informationen und die Regeländerungen sind auf der GitHub-Seite von NAV verfügbar:
https://github.com/nav-gov-hu/Online-Invoice/discussions/1144?sort=new

Warum ist die Vorbereitung wichtig?

Die neuen Validierungsregeln sind nicht nur administrativer Natur. Werden ERROR-Meldungen nicht rechtzeitig korrigiert, kann dies zu Unterbrechungen bei der Datenübermittlung, verspäteten Meldungen und steuerbehördlichen Sanktionen führen.

Darüber hinaus basieren das eUSt-System und andere automatisierte Dienste auf korrekten Daten, sodass fehlerhafte oder unvollständige XML-Dateien künftig erhebliche Probleme für Unternehmen verursachen können.

Die Änderungen im NAV-Online-Rechnungssystem im September 2025 heben die Anforderungen an die Datenübermittlung auf ein neues Niveau. Mit der Umwandlung von WARN- in ERROR-Meldungen müssen Unternehmen ihren Rechnungs- und Buchhaltungsprozessen deutlich mehr Aufmerksamkeit schenken.

Unsere Berater sind bereit, mit automatisierten Tools die Datenkommunikation zwischen Ihrem Rechnungsprogramm und dem System der Steuerbehörde zu analysieren. Auf dieser Grundlage identifizieren wir die Stellen, an denen Ihre Rechnungsstellungspraxis oder die Systemfunktion angepasst werden muss, um den ab September geltenden strengeren Validierungsanforderungen zu entsprechen.

Wer sich rechtzeitig vorbereitet, kann Unterbrechungen vermeiden und sicherstellen, dass die Datenübermittlung den Anforderungen der NAV entspricht.