Sorozatunk első részében bemutattuk, mit vizsgál a BREEAM In-Use, hogyan különül el egymástól az Asset Performance és a Management Performance, és milyen szempontok alapján áll össze a minősítés. Most azt tekintjük át, hogyan jut el egy ingatlan az első állapotfelméréstől a tanúsítvány megszerzéséig.

A BREEAM In-Use-minősítés előkészítése jóval többet jelent egy kérdőív kitöltésénél. Műszaki adatokra, fogyasztási kimutatásokra, szabályzatokra és helyszíni ellenőrzésre egyaránt szükség van. A feladat összetettségét elsősorban az ingatlan mérete, használata és bérlői struktúrája, valamint a dokumentáció rendezettsége határozza meg.

A folyamat ezért akkor működik jól, ha már az elején tisztázott a minősítés célja és hatóköre, az érintettek feladata, illetve az, hogy milyen eredményszint reális az adott épületnél. Így az adatgyűjtés célzottabbá válik, és még a tanúsítás előtt kiderülhet, mely hiányosságok rendezhetők gyorsan, illetve hol szükséges hosszabb távú fejlesztés.

A cél és a hatókör meghatározása

Elsőként azt érdemes rögzíteni, hogy miért készül a minősítés. Egy tulajdonos számára az ingatlan piaci pozicionálása vagy a felújítási döntések megalapozása lehet a fő szempont. Egy portfóliókezelő egységes összehasonlítási alapot kereshet, míg az ESG-adatszolgáltatás vagy a GRESB-értékelés további követelményeket hozhat be.

Ezzel együtt kell kijelölni az értékelés tárgyát. A BREEAM In-Use két önálló része közül vizsgálható az épület fizikai teljesítménye, az üzemeltetési és menedzsmentteljesítmény, vagy mindkettő. Pontosan meg kell határozni azt is, hogy a teljes ingatlan, a közös területek vagy egy jól elkülöníthető épületrész kerül-e az értékelésbe.

Több-bérlős ingatlanoknál ez különösen fontos. A tulajdonos, az üzemeltető és a bérlők gyakran eltérő rendszerekért, területekért és adatokért felelnek. Ha ezek a határok az elején tisztázatlanok, az adatgyűjtés során könnyen kiderülhet, hogy egy szükséges dokumentum vagy fogyasztási adat más szereplőnél van, esetleg az adott bontásban nem áll rendelkezésre.

Előzetes állapotfelmérés és GAP-analízis

A részletes felkészülés előtt célszerű áttekinteni az épület várható teljesítményét. Az előzetes felmérés összeveti a meglévő műszaki megoldásokat és üzemeltetési gyakorlatokat a BREEAM In-Use követelményeivel. Ebből becsülhető a kiinduló pontszám, azonosíthatók a hiányzó bizonyítékok, és megítélhető, hogy a kitűzött minősítési szint elérhető-e.

Ebben a szakaszban általában háromféle hiányosság rajzolódik ki:

• működik egy megfelelő gyakorlat, de nincs kellően dokumentálva;
• a szükséges eljárás vagy adatgyűjtés rövid idő alatt kialakítható;
• a követelmény teljesítéséhez műszaki átalakítás vagy beruházás szükséges.

Ez a különbségtétel segít elkerülni, hogy minden nyitott kérdés azonos súlyt kapjon. Egy hiányzó felelősségi rend vagy nyilvántartás rendezése egészen más döntést igényel, mint egy gépészeti rendszer korszerűsítése.

Adatok és bizonyítékok összegyűjtése

A BREEAM In-Use az ingatlan aktuális, igazolható teljesítményét értékeli. Egy jövőre vállalt intézkedés, tervezett szabályzat vagy még el nem végzett beruházás önmagában nem számítható be. Az egyes válaszokat ezért megfelelő bizonyítékokkal kell alátámasztani.

Az értékeléshez az ingatlan jellemzőitől és a választott résztől függően többek között az alábbiakra lehet szükség:

• alaprajzokra, műszaki leírásokra és berendezésjegyzékekre;
• energia- és vízfogyasztási adatokra, mérési és almérési információkra;
• karbantartási tervekre, naplókra és szerződésekre;
• energia-, víz-, hulladék- és környezetirányítási szabályzatokra;
• kockázatértékelésekre, például a klíma- és természeti veszélyek vizsgálatára;
• beltéri levegőminőségi, világítási vagy komfortmérésekre;
• beszerzési, takarítási, hulladékkezelési és bérlői együttműködési dokumentumokra.

A dokumentum megléte még nem minden esetben elegendő. Azt is igazolni kell, hogy a szabályzat az értékelt ingatlanra vonatkozik, hatályos, felelőse van, és a gyakorlatban alkalmazzák. A túl általános, csoportszintű dokumentumok gyakran azért nem használhatók teljes értékű bizonyítékként, mert az épületre vonatkozó végrehajtás nem követhető belőlük.

Helyszíni bejárás és szakmai ellenőrzés

A dokumentáció áttekintését helyszíni vizsgálat egészíti ki. Ennek során ellenőrizhető, hogy a benyújtott adatok megfelelnek-e a tényleges állapotnak, és a bemutatott gyakorlatok valóban működnek-e. A bejárás kiterjedhet például a gépészeti rendszerekre, a mérőórákra, a hulladékgyűjtő területekre, a kerékpáros létesítményekre, a víztakarékos berendezésekre és az épülethasználók számára biztosított körülményekre.

A minősítésben a licenccel rendelkező BREEAM In-Use értékelő szakértő (assessor) szerepe meghatározó. Ő ellenőrzi a válaszokat és a bizonyítékokat, elvégzi a szükséges helyszíni vizsgálatot, majd benyújtja az értékelést tanúsításra. A felkészítés során közreműködő tanácsadó ezzel szemben a hiányosságok feltárását, az adatgyűjtés megszervezését és a fejlesztési lehetőségek értékelését támogathatja.

Mit érdemes még a benyújtás előtt rendezni?

Az előzetes eredmény alapján eldönthető, mely intézkedéseket célszerű a tanúsítás előtt végrehajtani. Gyors javulást hozhat például egy hiányzó szabályzat elkészítése, a felelősségek rögzítése, az adatnyilvántartás egységesítése vagy egy már működő folyamat megfelelő dokumentálása. Más esetekben néhány hónapos mérési időszakra, beszállítói egyeztetésre vagy bérlői együttműködésre van szükség.

A műszaki beruházásoknál már a költség, az elérhető pontszám, a várható működési megtakarítás és az ingatlan hosszabb távú terve együtt mérlegelendő. Nem feltétlenül érdemes minden pontot a tanúsítás előtt megszerezni. A cél az adott épülethez és üzleti helyzethez illeszkedő, megalapozott eredmény.

Benyújtás, minőségellenőrzés és tanúsítás

Amikor az értékelés és a bizonyítékok teljesek, az assessor benyújtja az anyagot a BRE Global minőségellenőrzésére. Sikeres ellenőrzés után állítják ki a tanúsítványt, amely az értékelt részhez tartozó pontszámot és minősítési szintet tartalmazza.

A jelenlegi rendszerben a tanúsítvány három évig érvényes. Ez alatt az ingatlan teljesítménye tovább követhető, és meghatározott esetekben köztes tanúsítás is kérhető, ha a tulajdonos az időközben megvalósított változásokat a tanúsítványon is meg szeretné jeleníteni. A hároméves időszak végén az ingatlant ismét értékelni kell.

A készülő BREEAM In-Use v7 pontos követelményeit és átállási szabályait a BRE még nem publikálta. Egy most induló projektben ezért érdemes figyelni a hivatalos tájékoztatásokat, miközben az adatgyűjtés, a felelősségi rend és a műszaki dokumentáció rendezése verziótól függetlenül hasznos előkészítő munka.

Mire érdemes előre felkészülni?

A minősítés indulása előtt célszerű kijelölni egy belső projektfelelőst, bevonni az üzemeltetőt, és összeírni, hogy a szükséges adatok mely szereplőknél találhatók. Érdemes azt is ellenőrizni, hogy a fogyasztási adatok az értékelt területre megfelelően elkülöníthetők-e, a szabályzatok hatályosak-e, és a vállalt gyakorlatok végrehajtása igazolható-e.

Az alapos előkészítés nem pusztán gyorsabbá teszi a tanúsítást. Már a folyamat során láthatóvá teszi azokat a működési és adatkezelési hiányosságokat, amelyek rendezése a későbbi fejlesztések alapja lehet.

A sorozat következő részében bemutatjuk, hogyan alakítható a BREEAM In-Use eredménye konkrét, ütemezhető ingatlanfejlesztési tervvé.