Im ersten Teil unserer Serie haben wir erläutert, was BREEAM In-Use bewertet, wie sich Asset Performance und Management Performance voneinander unterscheiden und anhand welcher Kriterien sich das Zertifizierungsergebnis zusammensetzt. Im Folgenden zeigen wir, wie eine Immobilie von der ersten Bestandsaufnahme bis zum Erhalt des Zertifikats gelangt.

Die Vorbereitung auf eine BREEAM In-Use-Zertifizierung umfasst weit mehr als das Ausfüllen eines Fragebogens. Technische Daten, Verbrauchsauswertungen, Richtlinien und eine Vor-Ort-Prüfung sind gleichermaßen erforderlich. Wie komplex die Aufgabe ist, hängt in erster Linie von der Größe, der Nutzung und der Mieterstruktur der Immobilie sowie vom Ordnungsgrad der Dokumentation ab.

Der Prozess funktioniert gut, wenn der Zweck und der Umfang der Zertifizierung, die Aufgaben der Beteiligten und die für das betreffende Gebäude realistische Bewertungsstufe bereits zu Beginn geklärt werden. Dadurch wird die Datenerhebung zielgerichteter. Zudem lässt sich noch vor der Zertifizierung feststellen, welche Defizite kurzfristig behoben werden können und in welchen Bereichen längerfristige Verbesserungen erforderlich sind.

Festlegung von Ziel und Umfang

Zunächst sollte festgehalten werden, weshalb die Zertifizierung durchgeführt wird. Für einen Eigentümer können die Marktpositionierung der Immobilie oder die fundierte Vorbereitung von Sanierungsentscheidungen im Vordergrund stehen. Ein Portfoliomanager kann nach einer einheitlichen Vergleichsgrundlage suchen, während die ESG-Datenbereitstellung oder eine GRESB-Bewertung zusätzliche Anforderungen mit sich bringen kann.

Gleichzeitig muss der Gegenstand der Bewertung festgelegt werden. Von den beiden eigenständigen Bereichen von BREEAM In-Use können die physische Leistung des Gebäudes, seine Betriebs- und Managementleistung oder beide Bereiche bewertet werden. Zudem muss genau bestimmt werden, ob die Bewertung die gesamte Immobilie, die Gemeinschaftsflächen oder einen klar abgrenzbaren Gebäudeteil umfasst.

Bei Mehrmieterimmobilien ist dies besonders wichtig. Eigentümer, Betreiber und Mieter sind häufig für unterschiedliche Systeme, Bereiche und Daten verantwortlich. Sind diese Grenzen zu Beginn unklar, kann sich während der Datenerhebung herausstellen, dass ein erforderliches Dokument oder bestimmte Verbrauchsdaten bei einem anderen Beteiligten liegen oder nicht in der benötigten Aufschlüsselung verfügbar sind.

Vorläufige Bestandsaufnahme und GAP-Analyse

Vor der detaillierten Vorbereitung empfiehlt es sich, die voraussichtliche Leistung des Gebäudes zu überprüfen. Bei der vorläufigen Bestandsaufnahme werden die vorhandenen technischen Lösungen und betrieblichen Verfahren mit den Anforderungen von BREEAM In-Use verglichen. Auf dieser Grundlage kann die Ausgangspunktzahl geschätzt, können fehlende Nachweise ermittelt und kann beurteilt werden, ob die angestrebte Zertifizierungsstufe erreichbar ist.

In dieser Phase zeigen sich in der Regel drei Arten von Defiziten:

• ein geeignetes Verfahren wird bereits angewendet, ist jedoch nicht ausreichend dokumentiert;
• das erforderliche Verfahren oder die notwendige Datenerhebung kann innerhalb kurzer Zeit eingeführt werden;
• zur Erfüllung der Anforderung ist eine technische Anpassung oder Investition erforderlich.

Diese Unterscheidung verhindert, dass alle offenen Punkte gleich gewichtet werden. Die Einführung einer fehlenden Verantwortungsregelung oder eines Registers erfordert eine grundlegend andere Entscheidung als die Modernisierung einer gebäudetechnischen Anlage.

Zusammenstellung von Daten und Nachweisen

BREEAM In-Use bewertet die aktuelle, belegbare Leistung der Immobilie. Eine für die Zukunft zugesagte Maßnahme, eine geplante Richtlinie oder eine noch nicht umgesetzte Investition kann für sich allein nicht berücksichtigt werden. Die einzelnen Antworten müssen daher durch geeignete Nachweise belegt werden.

Abhängig von den Eigenschaften der Immobilie und dem gewählten Bewertungsbereich können unter anderem folgende Unterlagen erforderlich sein:

• Grundrisse, technische Beschreibungen und Anlagenverzeichnisse;
• Energie- und Wasserverbrauchsdaten sowie Informationen zur Messung und Untermessung;
• Instandhaltungspläne, Protokolle und Verträge;
• Richtlinien zum Energie-, Wasser-, Abfall- und Umweltmanagement;
• Risikobewertungen, beispielsweise zu Klima- und Naturgefahren;
• Messungen zur Innenraumluftqualität, Beleuchtung oder zum Komfort;
• Unterlagen zur Beschaffung, Reinigung, Abfallbewirtschaftung und Zusammenarbeit mit den Mietern.

Das Vorhandensein eines Dokuments ist nicht in jedem Fall ausreichend. Es muss außerdem nachgewiesen werden, dass die Richtlinie für die bewertete Immobilie gilt, aktuell ist, eine verantwortliche Person benannt wurde und die Vorgaben in der Praxis umgesetzt werden. Zu allgemein gehaltene Dokumente auf Gruppenebene können häufig nicht als vollwertige Nachweise verwendet werden, da aus ihnen die Umsetzung auf Gebäudeebene nicht nachvollziehbar ist.

Vor-Ort-Begehung und fachliche Prüfung

Die Prüfung der Dokumentation wird durch eine Vor-Ort-Untersuchung ergänzt. Dabei kann überprüft werden, ob die eingereichten Daten dem tatsächlichen Zustand entsprechen und die dargestellten Verfahren in der Praxis funktionieren. Die Begehung kann beispielsweise die gebäudetechnischen Systeme, Messgeräte, Abfallsammelbereiche, Fahrradeinrichtungen, wassersparende Anlagen und die für die Gebäudenutzer geschaffenen Bedingungen umfassen.

Der lizenzierte BREEAM In-Use-Assessor spielt bei der Zertifizierung eine entscheidende Rolle. Er prüft die Antworten und Nachweise, führt die erforderliche Vor-Ort-Untersuchung durch und reicht die Bewertung anschließend zur Zertifizierung ein. Der an der Vorbereitung beteiligte Berater kann die Ermittlung von Defiziten, die Organisation der Datenerhebung und die Bewertung der Verbesserungsmöglichkeiten unterstützen.

Was sollte vor der Einreichung noch geregelt werden?

Anhand des vorläufigen Ergebnisses kann entschieden werden, welche Maßnahmen vor der Zertifizierung umgesetzt werden sollten. Kurzfristige Verbesserungen lassen sich beispielsweise durch die Erstellung einer fehlenden Richtlinie, die Festlegung von Zuständigkeiten, die Vereinheitlichung der Datenerfassung oder die angemessene Dokumentation eines bereits bestehenden Prozesses erreichen. In anderen Fällen sind ein mehrmonatiger Messzeitraum, Abstimmungen mit Lieferanten oder die Zusammenarbeit mit den Mietern erforderlich.

Bei technischen Investitionen sollten die Kosten, die erreichbare Punktzahl, die erwarteten betrieblichen Einsparungen und die längerfristigen Pläne für die Immobilie gemeinsam berücksichtigt werden. Es ist nicht zwingend sinnvoll, vor der Zertifizierung jeden möglichen Punkt zu erzielen. Ziel ist ein fundiertes Ergebnis, das zum jeweiligen Gebäude und zur geschäftlichen Situation passt.

Einreichung, Qualitätsprüfung und Zertifizierung

Sobald die Bewertung und die Nachweise vollständig sind, reicht der Assessor die Unterlagen zur Qualitätsprüfung bei BRE Global ein. Nach erfolgreicher Prüfung wird das Zertifikat ausgestellt. Es enthält die für den bewerteten Bereich erreichte Punktzahl und Zertifizierungsstufe.

Im derzeitigen System ist das Zertifikat drei Jahre lang gültig. Während dieses Zeitraums kann die Leistung der Immobilie weiterverfolgt werden. In bestimmten Fällen kann zudem eine Zwischenzertifizierung beantragt werden, wenn der Eigentümer die zwischenzeitlich umgesetzten Änderungen auch im Zertifikat ausweisen möchte. Nach Ablauf der drei Jahre muss die Immobilie erneut bewertet werden.

Die genauen Anforderungen und Übergangsregelungen für das in Vorbereitung befindliche BREEAM In-Use v7 wurden von BRE noch nicht veröffentlicht. Bei einem Projekt, das jetzt beginnt, sollten daher die offiziellen Mitteilungen verfolgt werden. Die Organisation der Datenerhebung, die Klärung der Zuständigkeiten und die Zusammenstellung der technischen Dokumentation sind unabhängig von der jeweiligen Version sinnvolle Vorbereitungsmaßnahmen.

Worauf sollte man sich im Vorfeld vorbereiten?

Vor Beginn der Zertifizierung empfiehlt es sich, einen internen Projektverantwortlichen zu benennen, den Betreiber einzubeziehen und festzuhalten, bei welchen Beteiligten die erforderlichen Daten vorliegen. Zudem sollte geprüft werden, ob die Verbrauchsdaten für den bewerteten Bereich ausreichend abgegrenzt werden können, die Richtlinien aktuell sind und sich die Umsetzung der zugesagten Verfahren nachweisen lässt.

Eine gründliche Vorbereitung beschleunigt die Zertifizierung und macht bereits während des Prozesses betriebliche sowie datenbezogene Defizite sichtbar. Deren Behebung kann die Grundlage für spätere Verbesserungen bilden.

Im nächsten Teil unserer Serie zeigen wir, wie sich das BREEAM In-Use-Ergebnis in einen konkreten, zeitlich geplanten Immobilienentwicklungsplan überführen lässt.