Der Bereich Einkauf und die Einkäufer stehen unter einem immer größer werdenden Druck, damit sie die Nachhaltigkeitskriterien in ihre Beschaffungen integrieren, den Übergang zur Kreislaufwirtschaft und die Erreichung der Ziele der Kohlenstoffneutralität des Unternehmens fördern.

Wie ist dies möglich, wenn auch die Nachhaltigkeits-/ESG-Experten über sich laufend ändernde Regelungen und sich etablierende Praktiken sprechen? Die geschäftlichen Erwartungen stehen oft im Gegensatz zu den Nachhaltigkeitsaspekten oder die Harmonisierung der beiden Anforderungen erfordert mindestens einen erheblichen zusätzlichen Aufwand.

Die Neubewertung der Lieferantenkette wurde zu einer zentralen Frage

In Folge der unerwarteten Ereignisse der letzten Jahre sind die Bewertung und das neu gedachte Managen der Lieferkette für die meisten Firmenleitungen zu einer zentralen Frage geworden. Kaum haben sich die Organisationen von den infolge der Pandemie eingetreten, für die Versorgungskette schockierenden Ereignisse erholt, traten schon der Ukrainekonflikt, die Energiekrise und dann die Sperrung des Suez-Kanals auf. Die geschäftlichen Entscheidungsträger, die Einkäufer und Warengruppen-Manager hatten früher nicht gekannte Gesichtspunkte zu berücksichtigen, damit der Beschaffungsablauf aus geschäftlicher Sicht nachhaltig ist.

Das Problem verschärft sich dadurch, dass sich die Geschäftspartner in der letzten Zeit in vielen Fällen voneinander entfernt haben, die Hinzuziehung von Lieferanten ohne Vor-Ort-Begehungen und Audits erfolgt und es bestehen oft virtuelle Beziehungen zwischen den Auftraggebern und den Lieferanten. Sollte es sich aber herausstellen, dass ein Lieferant gegen die Menschenrechte verstößt, die Arbeits- oder IT-Sicherheitsvorschriften nicht einhält, ist das Unternehmen immer deutlicheren Reputations-, strategischen und finanziellen Risiken ausgesetzt.

Auf den EU-Märkten steigen die Nachhaltigkeitsanforderungen

Während dessen erschienen auf der Seite der Gesellschaften, die für den EU-Markt oder für auf den EU-Märkten agierende Unternehmen tätig sind, als Erwartungen seitens der Auftraggeber die unterschiedlichen Ermittlungen und Anforderungen in dem Bereich Compliance und später in dem Bereich der Nachhaltigkeit (z.B. Vorschreibung der Pflichtübernahme zur Reduzierung des Co2-Fußabdrucks). Schließlich ist die Erfüllung der einheitlichen Erwartungen der Union (CSRD – Richtlinie zur Nachhaltigkeitsberichterstattung von Unternehmen und CSDDD – Richtlinie über die Sorgfaltspflichten von Unternehmen im Hinblick auf die Nachhaltigkeit) ohne Datenerhebung bei den Mitgliedern der Lieferkette und Beurteilung der Nachhaltigkeitsrisiken in Verbindung mit den Lieferanten nicht möglich.

Eine Weiterentwicklung des Bereichs Einkauf ist unerlässlich

Daraus folgt, dass die Organisationen, die ihre Wettbewerbsfähigkeit aufrechterhalten wollen, zur Weiterentwicklung ihres Beschaffungsbereichs gezwungen sind. Dabei sollten nachstehende Gebiete auf jeden Fall überprüft werden:

1) Strategie und Ziele: die Compliance sollte mit der Herausgabe einer aktualisierten Beschaffungsstrategie/-politik begonnen werden. Darauf kann bereits eine Beschaffungs-Jahresplanung aufgebaut werden, bei der auch die Nachhaltigkeitsaspekte berücksichtigt werden. Die Nachhaltigkeitsziele hängen oft eng mit der Kosteneffizienz  (z.B. Energie, Wasserverbrauch, Verpackungsmaterialien usw.) zusammen, darauf sollte zur Stärkung des Engagements der Organisation Wert gelegt werden.

2) Engagement des Managements: der Vorstand/die Geschäftsführung hat die Wichtigkeit der Compliance, der ESG und des ethischen Verhaltens gegenüber den Lieferanten, Beschäftigten, Kunden und der weiten Welt persönlich hervorzuheben.

3) Schaffung eines Regelungshintergrundes: Einführung von klaren und eindeutigen Beschaffungspolitiken und -verfahren zur Compliance und zum Risikomanagement. In der Regelung soll das erwartete Verhalten im Zusammenhang mit den Menschenrechten und dem ethischen Geschäftsverhalten eindeutig geregelt werden.

4) Schulung: alle, die sich mit Dritten beschäftigen, sollen geschult werden, damit sie die einschlägigen Richtlinien, das Risikomanagement der Versorgungskette und die besten Praktiken kennenlernen, und sie müssen klar dazu ermächtigt werden, die Erwartungen des Unternehmens gegenüber den Lieferanten zu kommunizieren. Für die Schlüsselmitarbeiter ist ein Nachhaltigkeitsmentoring empfohlen.

5) Lieferkettensorgfaltspflicht: Unternehmen mit effektiven Due-Diligence-Maßnahmen  entsprechen gleichzeitig den Regelungserwartungen und verschaffen sich einen Vorteil gegenüber ihren Mitbewerbern. Die Erfüllung der in Rechtsnormen verankerten Pflichten zur Datenmeldung und Risikoanalyse ist ohne ein die Lieferanten betreffendes Due-Diligence-System nicht möglich. Die Ermittlung der mit den Lieferanten verbundenen Risiken ist auch über die Compliance hinaus wichtig, damit eine Lieferantenkette aufgebaut werden kann, die ausreichend flexibel ist und besser auf Krisensituationen reagieren kann.

6) Kooperation: Zusammenarbeit mit den Geschäftsbereichen und den Lieferanten, damit die Abläufe, Technologien und bewährten Praktiken überprüft werden und dadurch der Betrieb der Organisation nachhaltiger wird. Die Weitergabe der von der Gesellschaft übernommenen Verpflichtungen  an die Lieferanten kann in dem Fall wirklich effektiv sein, wenn die Organisation zur Weiterentwicklung einen regelmäßigen und vertrauensbasierten Kontakt mit ihren Partner aufrechthält.

7) Eindeutige Kommunikation: es ist notwendig, dass die Compliance-Politik der Organisation und ihre Erwartungen im Zusammenhang mit dem ethischen Verhalten  gegenüber den Geschäftspartnern eindeutig kommuniziert werden bzw. es ist wichtig, diese in die Verträge zu integrieren und geltend zu machen.

Es ist ersichtlich, dass der Bereich Beschaffung und der Betrieb von Unternehmen generell vor bedeutenden Änderungen stehen. Es ist aber auch ersichtlich, dass die Unternehmen, die rechtzeitig mit der Vorbereitung beginnen, diese Herausforderungen, die die Wettbewerbsfähigkeit grundsätzlich bestimmen, nicht nur werden meistern können, sondern sie werden sich mit der Erhöhung der Flexibilität der Wertschöpfungskette und mit der Vertiefung der Lieferantenkontakte einen deutlichen Wettbewerbsvorteil sichern können.