2026 wurden neue Ausgaben der beiden am weitesten verbreiteten Managementsystemnormen veröffentlicht: die Qualitätsmanagementnorm ISO 9001:2026 und die Umweltmanagementnorm ISO 14001:2026. Die Änderungen betreffen weltweit Hunderttausende zertifizierte Organisationen. Obwohl für die Umstellung drei Jahre zur Verfügung stehen, lohnt es sich, frühzeitig mit der Vorbereitung zu beginnen.

Ziel der Überarbeitung der Normen ist es, Managementsysteme besser an das veränderte Geschäfts- und Betriebsumfeld anzupassen. Im vergangenen Jahrzehnt haben die Anpassungsfähigkeit von Organisationen, der Umgang mit betrieblichen Risiken, Nachhaltigkeit und verantwortungsvolle Unternehmensführung erheblich an Bedeutung gewonnen. Auch die Erwartungen von Kunden, Regulierungsbehörden und anderen interessierten Parteien sind komplexer geworden.

Die jetzt veröffentlichten neuen Normen verändern die bereits bekannten Managementsysteme nicht grundlegend. Vielmehr präzisieren sie die Anforderungen und stärken die Verbindung zwischen Unternehmensstrategie, Führungsverantwortung, Risikomanagement und tatsächlicher Leistung der Organisation.

Warum war eine Aktualisierung der Normen erforderlich?

Bereits die bisherigen Ausgaben von ISO 9001 und ISO 14001 aus dem Jahr 2015 basierten auf risikobasiertem Denken, einem prozessorientierten Ansatz und fortlaufender Verbesserung. Seitdem sind jedoch zahlreiche geschäftliche und ökologische Herausforderungen in den Vordergrund gerückt, die eine Überarbeitung der Anforderungen und der Anwendungsleitlinien erforderlich machten.

Die Geschäftstätigkeit von Unternehmen wird zunehmend durch die Anfälligkeit von Lieferketten, veränderte Kundenbedürfnisse, den Klimawandel, die Verfügbarkeit von Ressourcen und strengere Nachhaltigkeitserwartungen beeinflusst. Die aktualisierten Normen sollen sicherstellen, dass Managementsysteme weiterhin wirksame Instrumente für das unternehmerische Risikomanagement, die Umsetzung strategischer Ziele und die Verbesserung der langfristigen Unternehmensleistung bleiben.

ISO 9001:2026 (Qualitätsmanagement) – stärkerer Fokus auf Führungsverantwortung und Qualitätskultur

Die neue ISO 9001 behält die grundlegende Struktur der bisherigen Norm sowie den prozessorientierten, risikobasierten Ansatz bei. Die Änderungen unterstützen vor allem eine eindeutigere Auslegung und eine konsequentere Anwendung der Anforderungen.

Die wichtigsten Änderungen:

• Qualitätskultur und ethisches Handeln: Die Rolle der obersten Leitung bei der Förderung des Qualitätsbewusstseins, des ethischen Verhaltens und der Organisationskultur erhält größeres Gewicht.
• Umgang mit Risiken und Chancen: Die Norm unterscheidet genauer zwischen der Bewertung von Risiken und Chancen sowie den damit verbundenen Maßnahmen.
• Führungsverantwortung und Rechenschaftspflicht: Es wird wichtiger, dass das Qualitätsmanagement als Bestandteil der Entscheidungsfindung der Unternehmensleitung und nicht als eigenständige Unternehmensfunktion wirkt.
• Eindeutigere Anforderungen: Der neue erläuternde Anhang A der Norm unterstützt das Verständnis des Zwecks und der praktischen Anwendung der einzelnen Anforderungen.
• Einfachere Integration: Die aktualisierte harmonisierte Struktur erleichtert die Abstimmung von ISO 9001 mit anderen Managementsystemnormen.

Für zertifizierte Unternehmen können diese Änderungen vor allem eine Überprüfung der bestehenden Risikomanagementpraktiken, Führungsprozesse und organisatorischen Verantwortlichkeiten erforderlich machen. Ziel ist nicht unbedingt die Erstellung neuer Dokumentation, sondern die Bewertung, inwieweit das bestehende System die Erreichung der Qualitätsziele tatsächlich unterstützt.

ISO 14001:2026 (Umweltmanagement) – eine engere Verbindung zwischen ökologischen Herausforderungen und Unternehmensstrategie

Auch die neue Ausgabe von ISO 14001 bewahrt die Grundprinzipien des bisherigen Umweltmanagementsystems, bildet zugleich aber die ökologischen Herausforderungen, die die Tätigkeit von Unternehmen beeinflussen, genauer ab.

Die wichtigsten Änderungen:

• Klimawandel, Biodiversität und Ressourcen: Bei der Analyse des Kontexts der Organisation erhalten Faktoren im Zusammenhang mit dem Klimawandel, der biologischen Vielfalt sowie der Verfügbarkeit von Wasser und anderen Ressourcen größere Aufmerksamkeit.
• Umweltrisiken und -chancen: Die Verbindung zwischen Umweltaspekten, bindenden Verpflichtungen sowie Risiken und Chancen wird deutlicher.
• Lebenswegperspektive und Wertschöpfungskette: Organisationen erhalten präzisere Leitlinien zur Berücksichtigung von Umweltauswirkungen im Zusammenhang mit Produkten, Dienstleistungen und externen Anbietern.
• Umgang mit Änderungen: Die Bewertung organisatorischer und betrieblicher Veränderungen aus Umweltsicht gewinnt an Bedeutung.
• Führungsverantwortung und Leistungsbewertung: Die Verknüpfung von Umweltzielen, Unternehmensstrategie und messbarer Umweltleistung wird gestärkt.

ISO 14001:2026 führt somit ebenfalls kein völlig neues Anforderungssystem ein, sondern unterstützt durch die Präzisierung bestehender Vorgaben und die Weiterentwicklung der zugehörigen Leitlinien deren wirksamere Anwendung.

Für Unternehmen kann die Umstellung eine gute Gelegenheit bieten, ihre Umweltaspekte, Risikobewertungen, Umweltziele und Leistungskennzahlen sowie deren Verbindung mit der Nachhaltigkeitsstrategie und der ESG-Berichterstattung zu überprüfen.

Wie viel Zeit steht für die Umstellung zur Verfügung?

Die internationalen Übergangsregelungen sehen für beide Normen einen dreijährigen Übergangszeitraum vor. Innerhalb dieses Zeitraums müssen bereits zertifizierte Organisationen nachweisen, dass ihr Managementsystem die Anforderungen der neuen Ausgabe erfüllt.

Zertifikate, die nach den bisherigen Normausgaben von 2015 ausgestellt wurden, verlieren am Ende des Übergangszeitraums ihre Gültigkeit, sofern die Organisation bis dahin die neuen Anforderungen nicht erfüllt hat.

Die Umstellung kann in Abstimmung mit der Zertifizierungsstelle im Rahmen des nächsten Überwachungs- oder Rezertifizierungsaudits oder durch ein gesondertes Umstellungsaudit erfolgen.

Auch wenn die endgültigen Fristen noch weit entfernt erscheinen mögen, kann der Zeitbedarf für die Vorbereitung erheblich durch die Größe der Organisation, die Komplexität ihrer betrieblichen Prozesse, den Reifegrad des bestehenden Systems und den Umfang der erforderlichen Verbesserungen beeinflusst werden.

Wie sollte die Vorbereitung beginnen?

Der wichtigste Schritt bei der Vorbereitung auf den Normwechsel ist nicht das sofortige Umschreiben der Dokumentation, sondern eine gezielte Überprüfung des bestehenden Managementsystems.

Die neuen Anforderungen kennenlernen

Zunächst empfiehlt es sich, mit den betroffenen Führungskräften und Systemverantwortlichen die Änderungen der Normen durchzugehen und festzustellen, welche Unternehmensprozesse davon betroffen sein können.

Eine GAP-Analyse durchführen

Durch den Vergleich des bestehenden Managementsystems mit den neuen Normanforderungen lassen sich Konformitätslücken sowie Bereiche ermitteln, in denen die bisherige Praxis bereits angemessen ist, jedoch weitere Präzisierungen oder Dokumentation erforderlich sind.

Einen Maßnahmenplan für die Umstellung erstellen

Auf Grundlage der festgestellten Abweichungen sollten die erforderlichen Verbesserungen, Verantwortlichen, Fristen und Ressourcenbedarfe festgelegt werden. Besonders wichtig ist die Abstimmung der Aufgaben mit den geplanten internen und externen Audits.

Das System und die Mitarbeitenden vorbereiten

Die erforderlichen Änderungen können die Risikobewertung, Führungsprozesse, interne Regelungen, Leistungskennzahlen und den operativen Betrieb betreffen. Neben der Umsetzung der Änderungen muss sichergestellt werden, dass die betroffenen Mitarbeitenden angemessen informiert und geschult werden.

Internes Audit und Managementbewertung

Vor dem Umstellungsaudit empfiehlt es sich, die Erfüllung der neuen Anforderungen durch ein internes Audit zu überprüfen und anschließend im Rahmen der Managementbewertung den Vorbereitungsstand des Systems und die verbleibenden Verbesserungsaufgaben zu beurteilen.

Worauf sollte bei der Umstellung besonders geachtet werden?

Die gleichzeitige Überarbeitung der beiden Normen bietet insbesondere Unternehmen, die ein integriertes Qualitäts- und Umweltmanagementsystem betreiben, eine gute Gelegenheit.

Die Analyse des Kontexts der Organisation, das Risikomanagement, die Führungsverantwortlichkeiten, die internen Audits und die Prozesse zur Leistungsbewertung enthalten zahlreiche gemeinsame Elemente. Durch deren abgestimmte Überprüfung lassen sich doppelte Aufgaben vermeiden und die Vorbereitung effizienter gestalten.

Bei ISO 14001 verdient die Verbindung mit der Nachhaltigkeitsberichterstattung besondere Aufmerksamkeit. Eine angemessene Integration der Bewertung von Umweltrisiken, der Daten zum Energie- und Ressourcenverbrauch sowie der Umweltziele und Leistungskennzahlen kann zur Zuverlässigkeit der ESG-Datenerhebung und zur Überprüfbarkeit der Berichterstattungsprozesse beitragen.

Die Umstellung sollte daher nicht lediglich als Zertifizierungspflicht betrachtet werden, sondern als Möglichkeit, die betrieblichen Abläufe und die bestehenden Managementsysteme weiterzuentwickeln.

Wie kann Grant Thornton bei der Umstellung unterstützen?

Die Fachleute von Grant Thornton für Managementsysteme und Zertifizierungen bieten umfassende Unterstützung bei der Vorbereitung auf ISO 9001:2026 und ISO 14001:2026.

Unsere Leistungen reichen von fachlichen Schulungen und Workshops zu den neuen Anforderungen über GAP-Analysen, die Erarbeitung von Maßnahmenplänen für die Umstellung und die Weiterentwicklung der Systeme bis hin zu internen Audits und der Vorbereitung auf die Zertifizierung.

Bei unserem Beratungsansatz achten wir besonders darauf, dass die erforderlichen Anpassungen auf den bestehenden Prozessen der Organisation aufbauen und neben der Normkonformität auch die Verbesserung der betrieblichen Effizienz, des Risikomanagements und der Nachhaltigkeitsleistung unterstützen.

Wenn Ihr Unternehmen bereits über eine ISO-9001- oder ISO-14001-Zertifizierung verfügt, lohnt es sich, frühzeitig mit der Planung der Umstellung zu beginnen. Unsere Fachleute unterstützen Sie dabei, die erforderlichen Änderungen zu ermitteln und einen Vorbereitungszeitplan zu entwickeln, der auf die Betriebsabläufe und den Zertifizierungszyklus Ihrer Organisation abgestimmt ist.