Viele Unternehmen betrachten Entgelttransparenz heute noch in erster Linie als rechtliche, Compliance- oder Kommunikationsaufgabe. Es lohnt sich jedoch, das Thema aus einer anderen Perspektive zu betrachten. Die EU-Regulierung beschleunigt einen Wandel, der von Unternehmen langfristig den Betrieb transparenterer und konsequenterer Entgeltsysteme verlangt. Deshalb sollte die Vorbereitung auch nicht unbedingt bei den Richtlinien beginnen. Stattdessen müssen wir uns darüber im Klaren sein, wie das Entgeltsystem in unserem Unternehmen heute funktioniert – das heißt: Wenn uns eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter fragt, auf welcher Grundlage das eigene Entgelt festgelegt wurde, können wir darauf eine klare und fachlich fundierte Antwort geben? Wenn ja, verfügen wir über eine gute Ausgangsbasis. Wenn nicht, sollten zunächst diese Grundlagen in Ordnung gebracht werden.

Der erste Schritt ist die Aufbereitung der Daten

Für die Vorbereitung auf die Entgelttransparenz benötigen wir ein genaues Bild der aktuellen Situation. Wir müssen wissen, welche Stellen es in der Organisation gibt, wie sie bezeichnet und eingestuft werden, welche Entgelte und Entgeltbänder mit ihnen verbunden sind und wo größere Entgeltunterschiede bestehen.

Das Vorhandensein der Daten allein reicht jedoch nicht aus. Ebenso wichtig ist, dass sie miteinander verglichen werden können. Häufig kommt es vor, dass dieselbe oder eine sehr ähnliche Stelle innerhalb der Organisation unter mehreren Bezeichnungen geführt wird. Auch der umgekehrte Fall ist möglich: Dieselbe Stellenbezeichnung kann ganz unterschiedliche Verantwortungsebenen umfassen. In vielen Unternehmen gibt es außerdem Entgeltbänder, ohne dass eindeutig festgelegt ist, anhand welcher Kriterien jemand im unteren, mittleren oder oberen Bereich des jeweiligen Bandes eingestuft wird. In diesen Fällen besteht die vorrangige Aufgabe darin, das System hinter den Daten transparent und eindeutig zu gestalten.

Der Wert der Stellen bildet die Grundlage für den Vergleich

Im nächsten Schritt ist zu klären, wie die einzelnen Stellen zueinander stehen, welche identisch oder ähnlich sind und welche als gleiche oder gleichwertige Arbeit betrachtet werden können.

Die EU-Richtlinie stützt die Vergleichbarkeit auf objektive und geschlechtsneutrale Kriterien. Dazu können unter anderem die erforderlichen Kompetenzen, die Verantwortung und die Arbeitsbedingungen gehören. In der Praxis bedeutet dies, dass Unternehmen auch ihre Stellenstruktur überprüfen sollten. Je klarer ist, wo eine bestimmte Position innerhalb der Organisation angesiedelt ist und welchen Wert sie darstellt, desto leichter lassen sich konsequente Entgeltentscheidungen treffen und später auch begründen.

Ein Entgeltband ist dann hilfreich, wenn auch die dahinterstehende Logik klar ist

Ein Entgeltband ist ein wichtiges Instrument. Die Festlegung eines unteren und oberen Wertes schafft allein jedoch noch keine echte Transparenz. Es werden auch klare Grundsätze dafür benötigt, wovon die Position einer Person innerhalb des Entgeltbandes abhängt. Erfahrung, Kompetenzen, Leistung, Verantwortungsebene oder in bestimmten Fällen auch die Arbeitsmarktsituation können dabei eine Rolle spielen. Entscheidend ist, dass das Unternehmen diese Kriterien konsequent anwendet und seine Entscheidungen bei Bedarf begründen kann.

Dies wird zunehmend wichtiger, weil sich die Beschäftigten mit wachsender Transparenz nicht nur für das Entgeltband interessieren werden. Sie werden auch verstehen wollen, warum sie sich gerade an einem bestimmten Punkt innerhalb dieses Bandes befinden.

Was lässt sich innerhalb von 90 Tagen erreichen?

Innerhalb von 90 Tagen lassen sich möglicherweise nicht alle Probleme im Zusammenhang mit der Entgelttransparenz lösen. Der Zeitraum kann jedoch ausreichen, damit das Unternehmen seine Situation klar erkennt, Prioritäten festlegt und die notwendigen Veränderungen einleitet.

Die Vorbereitung sollte in drei aufeinander aufbauende Phasen unterteilt werden.

In den ersten 30 Tagen bewerten wir die aktuelle Situation

Dazu gehören die Überprüfung der Stellen, Einstufungen, Entgelte, Entgeltbänder und wesentlichen Unterschiede. In dieser Phase besteht das Ziel nicht unbedingt darin, sofort Änderungen vorzunehmen. Zunächst muss genau festgestellt werden, von welchem Ausgangspunkt wir starten.

In den nächsten 30 Tagen entwickeln wir die notwendige Struktur

In diesem Zeitraum ordnen wir die Stellenfamilien und Einstufungen, überprüfen die Entgeltbänder und legen die Grundsätze fest, nach denen die Beschäftigten innerhalb der einzelnen Entgeltbänder eingestuft werden und sich weiterentwickeln können.

Die dritten 30 Tage können bereits den notwendigen Veränderungen und der weiteren Vorbereitung gewidmet werden. In dieser Phase sollten die festgestellten Entgeltunterschiede genauer analysiert, die Bereiche mit Handlungsbedarf bestimmt, die erforderlichen Korrekturen geplant und die Führungskräfte auf Fragen der Beschäftigten zur Vergütung vorbereitet werden.

Die Unternehmensgröße spielt eine Rolle, die Grundprinzipien bleiben jedoch unverändert

Die Vorbereitung eines Unternehmens mit 40 Beschäftigten hat selbstverständlich einen anderen Umfang als die einer Organisation mit mehreren Hundert oder mehreren Tausend Beschäftigten. Bei kleineren Unternehmen gehören die Aufbereitung der Daten und die Gestaltung einer grundlegenden Stellenstruktur häufig zu den wichtigsten Aufgaben. Mit zunehmender Größe der Organisation gewinnen ein formalisiertes Einstufungssystem, die Bildung von Stellenfamilien, die konsequente Anwendung von Entgeltbändern und die Vergleichbarkeit der Stellen immer mehr an Bedeutung. Bei größeren Unternehmen kommen komplexere Datenanalysen, Berichts- und Korrekturprozesse hinzu.

Bei den Berichtspflichten berücksichtigt die EU-Regulierung ebenfalls die Unternehmensgröße. Unternehmen mit mindestens 250 Beschäftigten müssen ab 2027 jährlich Bericht erstatten. Unternehmen mit 150 bis 249 Beschäftigten müssen ab 2027 alle drei Jahre einen Bericht erstellen. Für Unternehmen mit 100 bis 149 Beschäftigten gilt ab 2031 eine dreijährliche Berichtspflicht.

Eine spätere Berichtsfrist bedeutet jedoch nicht zwangsläufig, dass auch die Vorbereitung später beginnen sollte. Die Neuordnung der Stellenstruktur und des Entgeltsystems kann zeitaufwendig sein, insbesondere wenn sich die derzeitige Praxis über mehrere Jahre entwickelt hat. Bei der Entgelttransparenz geht es daher um weit mehr als die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Sie zeigt auch, wie konsequent das Entgeltsystem eines Unternehmens funktioniert und wie klar das Unternehmen seine eigenen Entscheidungen begründen kann.

Die Regulierung wird den Rahmen festlegen, glaubwürdige Transparenz entsteht jedoch durch das dahinterstehende System.